how task management software can improve your small business

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

Wie Task-Management-Software Ihre Small Business

Manager und Eigentuemer verbessern kann, verwenden Sie Task-Management-Software, um den Betrieb von Restaurants zu optimieren, optimale Verfahren zu skizzieren und sicherzustellen, dass alles, was getan werden muss, getan wird. Letztendlich wird hervorgehoben, wie Ihr kleines Unternehmen betroffen ist.

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Alle kleinen Unternehmen haben Aufgaben, die sie regelmaessig erledigen muessen. Dies koennte ein Elektronikgeschaeft sein, das bestimmte Moeglichkeiten hat, den Laden am Ende des Tages zu schliessen, um die Wahrscheinlichkeit eines Diebstahls zu reduzieren. Oder es koennte ein Restaurant sein, das Prozesse hat, um die Sicherheitsstandards der Lebensmittel zu gewaehrleisten, die sie servieren.

Diese Aufgaben koennen eine Herausforderung sein, um auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Manager versuchen, sich um alles selbst zu kuemmern, werden sie schliesslich aus dem Stress ausbrennen.

Wenn sie diese Aufgaben delegieren, haben sie keine Moeglichkeit zu wissen, ob Mitarbeiter sie nach dem entsprechenden Standard abschliessen.

Das Einsetzen von Aufgabenmanagementsystemen kann helfen. Die richtigen Verfahren bieten einen Ueberblick darueber, wie Aufgaben erledigt werden sollten, und ermoeglichen es den Verantwortlichen, zu ueberpruefen, ob die Mitarbeiter alle Aufgaben korrekt ausfuehren.

Fuehrungskraefte haben mehrere Optionen, wenn es darum geht, wie sie Aufgaben verwalten. Einer der effektivsten ist die Verwendung von Task-Management-Software.

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Die Task-Management-Software bietet Managern alles, was sie brauchen, um Aufgaben zu setzen und sicherzustellen, dass sie taeglich erledigt werden.

Die Tools enthalten haeufig Moeglichkeiten fuer Manager, Aufgaben festzulegen, Checklisten zu erstellen und Mitarbeitern Arbeit zuzuweisen.

Es gibt viele Arten von Task-Management-Software. In juengster Zeit haben cloudbasierte Loesungen, die allen Benutzern in einer Organisation einfachen Zugriff bieten und Updates im gesamten Team automatisch widerspiegeln, an Popularitaet gewonnen.

Hier ist ein Blick auf einige der gemeinsamen Funktionen der Task-Management-Software.

1. Task-Checklisten erstellen
Ein wesentliches Merkmal der Task-Management-Software ist, dass es Managern ermoeglicht, Eintraege fuer alle Aufgaben zu erstellen, die im Unternehmen abgeschlossen werden muessen.

Diese Task-Checklisten bilden die Basis der Software. Sobald ein Manager alle Aufgaben hochgeladen hat, die erledigt werden muessen, kann er Fristen hinzufuegen, Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zuweisen oder weitere Anweisungen angeben.

2. Standardprozeduren festlegen
Innerhalb jeder Aufgabe koennen Manager eine ausfuehrlichere Checkliste erstellen , die legt die Standardbetriebsverfahren fest. Dadurch wird sichergestellt, dass die Arbeit der Mitarbeiter optimal und konsistent ist.

Zum Beispiel koennte ein Restaurantmanager im Eintrag fuer die Reinigung am Ende des Tages eine Checkliste enthalten, die die Mitarbeiter informiert, wo und was sie reinigen muessen, sowie Anweisungen dazu geben.

Wenn Mitarbeiter jeden Teil einer Aufgabe abschliessen, markieren sie, dass sie dies getan haben, und gehen zum naechsten. Dies erinnert nicht nur diese Aufgaben an die besten Moeglichkeiten, Dinge zu tun, sondern es warnt Manager, wenn Auftraege falsch abgeschlossen werden.

3. Task-Checkliste
Organisationsaufgaben muessen mit unterschiedlichen Haeufigkeiten durchgefuehrt werden. Waehrend ein Geschaeft jeden Tag richtig oeffnen und schliessen muss, muss es moeglicherweise nur monatlich oder vierteljaehrlich eine Bestandsaufnahme durchfuehren. Mit der

Task-Management-Software koennen Manager festlegen, wie haeufig sie jeden Job erledigen moechten, und stellen Sie sicher, dass sie sie nicht vergessen.

4. Aufgaben zuweisen
Wenn in Ihrem Unternehmen Verwirrung darueber besteht, wer eine bestimmte Arbeit leisten soll, besteht die Moeglichkeit, dass das Team die Aufgabe uebersieht. Eine gute Aufgaben-Management-Software ermoeglicht es den Verantwortlichen, einzelne Mitarbeiter Arbeitsplaetze zuzuweisen, so dass sie jederzeit genau wissen, was sie zu tun haben. Auf

diese Weise koennen Manager auch sehen, wer Aufgaben erledigt und wer moeglicherweise mehr Anweisungen dazu benoetigen, wie sie ihre Aufgaben richtig erfuellen koennen. Es kann auch darauf hinweisen, wann ein einzelner Mitarbeiter ueberarbeitet ist, so dass Manager die Arbeitslast gleichmaessiger verteilen koennen.

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Restaurants koennen aufgrund der Vielfalt der Aufgaben, die Mitarbeiter zu erledigen haben, besonders stressige Arbeitsstaetten sein. Darueber hinaus bedeuten Lebensmittelsicherheitsvorschriften , dass es oft Wege gibt, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden muessen.

Hier ist ein Blick darauf, wie ein Restaurantmanager die Task-Management-Software verwenden kann, um den taeglichen Betrieb des Unternehmens zu optimieren.

  • Zuerst muss die verantwortliche Person eine gute Vorstellung von den Aufgaben bekommen, die abgeschlossen werden muessen, sowie wann sie sie tun muessen. Moeglicherweise haben sie diese Informationen bereits in Dokumenten notiert, oder wenn ihr Task-Management-System nicht so reif ist muessen sie moeglicherweise eine Liste von Aufgaben von Grund auf neu erstellen.
  • Der Manager kann dann Eintraege in der App fuer jede dieser Aufgaben erstellen. Ein Restaurantbesitzer wuerde wahrscheinlich einen Abschnitt zum Oeffnen des Restaurants, Ueberpruefen des Inventars, Zubereiten von Tischen, Clearing, Zubereitung von Speisen, Schliessen des Restaurants enthalten (mehr dazu hier).
  • Innerhalb jeder dieser Aufgaben kann der Manager eine Checkliste erstellen, die auf Standard-Betriebsverfahren basiert. Zum Beispiel koennte das Oeffnen des Restaurants das Entriegeln aller Tueren und Fenster, das Ueberpruefen der Kasse und das Oeffnen von Bargeld und die Projektion von Verkaeufen umfassen.
  • Manager koennen dann waehlen, wie oft jede Aufgabe erledigt werden soll, sowie einen Termin fuer jede einzelne Aufgabe.
  • Als naechstes kann der Manager die Aufgabe den Mitarbeitern zuordnen, die fuer die Ausfuehrung verantwortlich sind.
  • Wenn sie eine Aufgabe erhalten, koennen Mitarbeiter sicherstellen, dass sie diese ordnungsgemaess ausfuehren, indem sie die Schritte in der Checkliste ausfuehren. Sie koennen es nach Fertigstellung jedes Teils markieren.
  • Manager werden in Echtzeit aktualisiert, wenn Mitarbeiter Aufgaben erledigen, so dass sie ueberpruefen koennen, dass alles in Ordnung ist in ihrem Geschaeft. Wenn ein kritischer Job nach Ablauf der Frist unvollstaendig bleibt, wird der Manager benachrichtigt und kann Massnahmen ergreifen, um die Situation zu beheben.
  • Die Task-Management-Software erstellt Berichte, die Manager verwenden koennen, um Verbesserungen an ihren Verfahren vorzunehmen und festzustellen, ob es irgendwelche Probleme innerhalb von Prozessen gibt.
Natuerlich koennen nicht nur Restaurants von der Organisation ihrer Arbeitsweise und der Umsetzung von Verfahren profitieren. Geschaefte, Lagerhaeuser, Bars und Cafes koennten alle von der Standardisierung von Arbeitsprozessen in aehnlicher Weise wie im obigen Beispiel profitieren.

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Kleine Unternehmen profitieren in vielerlei Hinsicht davon, ihre Aufgaben effizienter organisieren zu koennen. Hier sind einige von ihnen.

1. Stellen Sie sicher, dass Aufgaben immer abgeschlossen sind .
Der Hauptvorteil besteht darin, dass Task-Management-Software die Chancen erhoeht, dass Jobs effektiv abgeschlossen werden.

Eine Liste von Jobs sowie eine festgelegte Prozedur fuer die Ausfuehrung dieser Jobs bedeutet, dass die Leute nicht vergessen werden, Aufgaben auszufuehren. Sie werden auch immer genau wissen, wie sie zu tun sind. Manager koennen auch Fristen festlegen, so dass es bei den Mitarbeitern keine Verwirrung darueber gibt, wann sie arbeiten muessen.

2. Aufgaben effektiv ausfuehren
Durch die Festlegung von operativen Verfahren ermutigen Manager Mitarbeiter, die Aufgaben auf die effektivste Weise zu erledigen. Dies kann Zeit sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die Arbeit nach dem richtigen Standard erledigen.

Darueber hinaus koennen Manager die Berichtsfunktionen der Software nutzen, um Prozesse zu analysieren und festzustellen, ob Mitarbeiter Aufgaben effizienter erledigen koennen.

3. Einhaltung von Vorschriften
Viele Aufgaben muessen in einer bestimmten Weise erledigt werden, nicht nur weil es eine effektive Art zu arbeiten ist, sondern auch, weil Regulierungsbehoerden Unternehmen verlangen, Aufgaben in einer bestimmten Weise zu erledigen. Unternehmen koennen ihre Verfahren so einrichten, dass sie HACCP-konformsind, so dass sie nie auf die falsche Seite der Vorschriften geraten.

4. Steigerung der
Mitarbeiterverantwortung Durch Zuweisen von Aufgaben zu Mitarbeitern bedeutet, dass jeder in Ihrer Organisation weiss, was er zu tun hat. Darueber hinaus bieten Checklisten den Mitarbeitern alle Informationen, die sie zum ordnungsgemaessen Abschliessen von Aufgaben benoetigen.

Manager koennen die Berichtsfunktionen der Software verwenden, um Mitarbeiter fuer alle Aufgaben verantwortlich zu machen, die ihnen zugewiesen sind. Sie koennen sehen, welche Mitglieder des Teams einen hohen Standard erfuellen und welche Bereiche haben, in denen sie sich verbessern koennen.

4. Die
Management-Software fuer Geschaefts- und Finanzrisiken minimieren ermoeglicht es Managern, Aufgaben als kritisch festzulegen, und benachrichtigt Manager, wenn diese Aufgaben nicht ordnungsgemaess ausgefuehrt werden. Dies wird es ihnen ermoeglichen, Massnahmen zu ergreifen, um negative Situationen zu beheben, sobald etwas schief geht.

Stellen Sie sich vor, es ist vergangene Schliessungszeit und ein Schichtleiter hat es versaeumt, die Abschlussaufgaben rechtzeitig zu erfuellen. Die Software wird den Vorgesetzten des Vorgesetzten benachrichtigen, der sofort den Mitarbeiter kontaktieren kann, um zu ueberpruefen, ob es ein Problem im Unternehmen gibt oder verlangen, dass er den Teil des Schliessens, den er verpasst hat, abzuschliessen.

Indem man sich um das Problem kuemmert, sobald es auftritt, nimmt das Risiko ab, dass etwas ernsthaft schief geht.

5. Monitoring Tasks on the Go
Viele Task-Management-Softwareprodukte sind cloudbasiert und arbeiten auf einer Vielzahl von Geraeten, einschliesslich Smartphones und Tablets. Die Auswahl eines Produkts mit dieser Funktionalitaet ermoeglicht es Managern, ein Auge darauf zu behalten, was in ihrem Geschaeft geschieht, egal wo sie sich auf der Welt befinden.

6. Gewinnen Sie einen Einblick in Business Operations
Task-Management-Software bietet Geschaeftsbesitzern auch mehr vertiefte Einblicke in die Funktionsweise ihres Geschaefts. Sie koennen sehen, was taeglich oder woechentlich erledigt wird, als wenn sie einen Einblick darueber gewinnen, wo Operationen oder Verfahren verbessert werden koennen.

Hier ist ein einfaches Beispiel dafuer, wie dies funktionieren koennte. Stellen Sie sich vor, ein Manager bemerkt, dass ein Vorgesetzter mit Aufgaben konsequent zu spaet ist. Sie koennten diese Informationen als Zeichen dafuer nehmen, dass der Mitarbeiter mit der Arbeitsbelastung zu kaempfen hat und die Situation verbessern, indem er entweder Wege findet, um die Jobs zu vereinfachen, die sie haben, um abzuschliessen, oder andere Teammitglieder darin trainiert, wie man die Aufgaben wahrnimmt, um einen Teil der Last zu nehmen.

Zip Checkliste ist eine Aufgabenmanagement-Software, die fuer kleine Unternehmen entwickelt wurde. Es ermoeglicht Managern, die Vorteile der oben genannten Vorteile zu nutzen, indem sie ihre Aufgaben besser verwalten. Die

Zip-Checkliste ist cloudbasiert und auf mobilen Geraeten verfuegbar. So koennen Manager ihre Checklisten ueberall mitnehmen und sicherstellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind. Darueber hinaus erleichtert es den Mitarbeitern, auf die Software zuzugreifen, um die Aufgaben zu ueberpruefen, die sie erledigen muessen, und sie zu markieren, wenn sie sie tun.

Um mehr darueber zu erfahren, wie die Zip-Checkliste Ihrem Unternehmen helfen kann, besuchen Sie unsere Featres-Seite, auf der Sie weitere Informationen ueber die spezifischen Moeglichkeiten finden, wie das Produkt Ihnen helfen kann.

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