the importance of task management software for businesses

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

Die Bedeutung von Task-Management-Software fuer Unternehmen

Aufgabenmanagementsysteme organisieren die taeglichen Aufgaben Ihres Unternehmens besser. Bevor wir uns jedoch mit den Vorteilen einer solchen Software befassen, sollten wir zunaechst die Wichtigkeit der effizienten Verwaltung Ihrer Aufgaben verstehen. Hier ist die 411 auf alles, was Sie wissen muessen.

In der heutigen dynamischen Wirtschaft kann die Fuehrung eines Unternehmens eine Herausforderung sein, ohne ein angemessenes Aufgabenmanagementsystem, um Aufgaben zu planen und Ihre Ziele im Auge zu behalten. Und vielleicht ist das der Grund, warum nur 2,5% der Unternehmen ihre Projekte puenktlich abschliessen koennen.

Mit einer staendig wachsenden Arbeitsbelastung ist es schwierig, alles auswendig zu lernen. Wenn Sie zum Beispiel ein Restaurant verwalten, muessen Sie den taeglichen Inventar verfolgen, Arbeitskraeftewechsel planen und verwalten, Arbeit zuweisen und dann bei kritischen Aufgaben neu justieren usw.

Kurz gesagt, Sie haben viel auf Ihrem bildlichen Teller und wenn Sie versuchen, alles mit Notizen, Whiteboards, Papier zu verwalten. -Checklisten oder blossen Speicher, richten Sie sich fuer einen Fehler ein.

In diesem Zusammenhang fuehrt dies zu einer Verringerung der Produktivitaet, zu ineffizientem Aufgabenmanagement, zu verpassten Fristen und vor allem zu reduzierten Gewinnen.

Hier kann ein Aufgabenmanagementsystem helfen aber bevor wir uns mit den verschiedenen Vorteilen einer solchen Software befassen, sollten wir zunaechst die Wichtigkeit einer effizienten Verwaltung Ihrer Aufgaben verstehen.

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Task-Management ist nur die Verwaltung einer Aufgabe waehrend ihrer gesamten Lebensdauer, die mit der Planung beginnt gefolgt von Testen, Tracking und schliesslich Berichterstattung ueber das, was aus ihm kam.

Alle Phasen einer Aufgabe werden beruecksichtigt Rang, Wichtigkeit, Termin, die Personen, die mit der Aufgabe beauftragt sind, und die Anzahl der verfuegbaren Ressourcen, um diese Aufgabe zu erledigen.

Wenn es um Teamarbeit und Zusammenarbeit geht, ist ein Aufgabenmanagementsystem der Schluessel, um Ihre Ablaeufe zu optimieren und die Produktivitaet zu steigern. Damit werden alle Aufgaben, Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend ausgerichtet und zugewiesen, und jeder ist sich bewusst, welche Rolle er spielen muss.

Ausserdem koennen grosse Projekte in mehrere Aufgaben unterteilt werden und alle Teammitglieder arbeiten gemeinsam an einem gemeinsamen Ziel.

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Um die Produktivitaet und Effizienz zu steigern, versuchen wir, die maximale Arbeit in einem bestimmten Zeitrahmen zu erledigen. Dazu gehoert das Jonglieren zwischen verschiedenen Aufgaben, um das Beste aus der Zeit zu machen.

Wir moegen das Gefuehl haben, dass unsere Effizienzniveaus abseits der Diagramme liegen, aber in Wirklichkeit ist dies unser erster Fehler. Um die Produktivitaet zu steigern, sollte der Fokus vom Zeitmanagement zum Aufgabenmanagement verlagert werden.

Beachten Sie die folgenden Tipps, um effizienter zu sein und Ihre Produktivitaet zu steigern.

1. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach dem, was dringend benoetigt wird, was warten kann und was taeglich erledigt werden muss.

2.
Platzieren von Terminen fuer Aufgaben Das Setzen von Zeitlimits fuer verschiedene Aufgaben kann Ihnen helfen, effizienter zu planen. Sie wissen, wie viel Zeit Sie fuer jede Aufgabe zuweisen sollten, um die gesamte Arbeit bis zum Ende des Arbeitstages zu sortieren.

3. Fortschritt auswerten
Waehrend der Pausen sollten Sie alle geplanten Vorgaenge auswerten, um festzustellen, ob Aenderungen erforderlich sind. Entsprechend delegieren Sie Aufgaben an Ihre Untergebenen und konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die am wichtigsten sind.

warum Unternehmen sich von papierbasierten Checklisten entfernen sollten

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Eine ordnungsgemaesse Checkliste oder To-do-Liste ermoeglicht es Ihnen, sich und Ihre Mitarbeiter ueber taegliche Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Diese werden von vielen Unternehmen fuer Qualitaetssicherung, taegliche Aufgaben, Schulungen usw. verwendet.

Diese Checklisten werden sicher in Dateien und Ordnern von Hand verstaut, so dass sie bei Bedarf abgerufen werden koennen vorausgesetzt, es gibt ein ordnungsgemaesses Ablagesystem.

Aber ein papierbasiertes System bedeutet, dass Sie keine Moeglichkeit haben, Ihre Mitarbeiter ueber dringende Aufgaben zu informieren, besonders wenn sie vor Ort arbeiten. Sie haben auch keine Moeglichkeit, ihre Produktivitaet und Effizienz zu verfolgen oder Wege zu identifizieren, um Ihre Aufgaben zu optimieren. Schlimmer noch, Sie laufen Gefahr, alle Ihre Daten im Falle eines Unfalls oder einer Katastrophe zu verlieren.

  • Hier sind einige andere Gruende, warum ein papierbasiertes Aufgabenmanagementsystem extrem ineffizient ist
  • Papier kostet Geld ein Wasserversorger hat mehr als $50000/Jahr auf Papier ausgegeben, weshalb es digital ging
  • Produktivitaet und Effizienz wird bewirkt, da Mitarbeiter nach Papier suchen muessen.-basierte Datensaetze Laut Forschung verbringen Profis, die papierbasierte Workflows verwenden muessen, etwa 35% bis 50% ihrer Zeit auf der Suche nach Informationen
  • Checklisten koennen nicht einfach aktualisiert werden, weshalb es einen Mangel an Rechenschaftspflicht zwischen Managern und ihren Untergebenen
  • gibt Es gibt keine Moeglichkeit, Nachverfolgung dringender Aufgaben, Shuffle Fristen oder Aufgaben

Wie kann Technologischer Fortschritt Hilfe bei der nahtlosen Verwaltung von Aufgaben
Technologie hat das Geschaeftsumfeld revolutioniert; mit verschiedenen Tools, die jetzt verfuegbar sind, koennen Manager leicht ihre betriebliche Effizienz verbessern und effektiv Umgang mit Ressourcen in einer optimierten Art und Weise.

Hier sind einige andere Vorteile der Einfuehrung einer technologiebasierten Loesung zur Optimierung Ihrer Geschaeftsprozesse
  • Es staerkt die Kommunikation
  • Haelt alles sortiert und organisiert
  • Erhoeht die Produktivitaet
  • Verwaltet Kosten
  • Schuetzt alle digitalen Assets
  • Ermutigen Sie Teamwork

Der Wechsel von einem herkoemmlichen papierbasierten System zu einer digitalen Loesung ist in der heutigen, stark wettbewerbsorientierten Umgebung zu einer Notwendigkeit geworden. Vorbei

sind die Zeiten der Panik, in denen Sie eine Reihe von Aufgaben manuell zuweisen und sie von Hand ausgeben muessten. Mit einem digitalen Aufgabenmanagementsystem koennen Unternehmen problemlos mehrere Projekte gleichzeitig abwickeln.

Hier sind einige der Vorteile der Annahme eines digitalen Task-Management-Systems

Ein zentralisiertes System
ist vollgepackt mit vielen einzigartigen Funktionen, mit denen Sie Workflow und alle Aktivitaeten Ihres Teams von einem einzigen Dashboard aus verwalten koennen.

Alle faelligen Projekte werden hervorgehoben und Mitarbeiter koennen ihre Aufgaben zusammen mit den Fristen einsehen.

Flexibilitaet und Skalierbarkeit
Richten Sie Ihren Workflow entsprechend dem ein, was sich gut mit Ihren Geschaeftsanforderungen synchronisiert. Alle neuen Systeme sind skalierbar, was bedeutet, dass Ihr System auch mit Ihnen waechst, so dass es nicht notwendig ist, in ein neues Tool oder eine neue Software zu investieren.

Effektives Zeit- und Geld-Management
Viele Projekte gelten als komplexer als andere, und das ist der Grund, warum Manager am Ende verlieren die zugewiesene Zeit und Budget aus den Augen.

Mit einem geeigneten Aufgabenmanagementsystem koennen Ressourcen effizienter zugeordnet werden was zu einer hoeheren Effizienz fuehrt.

Nahtlose Kommunikation und Teamwork
Wenn das gesamte Team auf einer Plattform ist, koennen alle Unterbrechungen in der Kommunikation effizient abgewickelt werden. Die richtige Kommunikation ermoeglicht es, Informationen zusammenhaengend zu fliessen, und dies kann dazu beitragen, alle auf der gleichen Seite zu halten.

Darueber hinaus koennen Teams ein Projekt mit einer detaillierten Aufgaben-Aufschluesselung fuer jedes Mitglied zugewiesen werden. Jeder weiss, was er zu tun hat und er kann Anweisungen oder andere Fakten finden, die fuer den Vorgang relevant sind.

Bessere Zugaenglichkeit
Wenn ein Unternehmen in einer globalen Kapazitaet oder an mehreren Standorten taetig ist, arbeiten viele Mitarbeiter an verschiedenen Standorten.

Aber die Faehigkeit, in der Cloud zu arbeiten, ermoeglicht es Task-Management-Systemen, Live-Updates bereitzustellen so koennen diejenigen, die von einem anderen Standort aus arbeiten, Zugriff auf alle erforderlichen Informationen erhalten.

Fortschrittsueberpruefungen
Supervisor und Manager muessen den Fortschritt jedes Teammitglieds staendig ueberpruefen, um zu sehen, ob sie alle zugewiesenen Aufgaben im angegebenen Zeitrahmen verarbeiten.

Aber physische Check-ins, Folgebesprechungen und anschliessende Papierkram koennen viel Zeit in Anspruch nehmen.

Ein Task-Management-System bietet Managern eine vollstaendige Historie der Aufgaben, die von einem Mitarbeiter ausgefuehrt werden die zugewiesenen Aufgaben, die durchgefuehrten Aufgaben und die, die sie nicht erfuellen konnten. Auf diese Weise koennen Manager Aufgaben planen und realistische Fristen festlegen.

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Eine Moeglichkeit, sicherzustellen, dass alle Vorgaenge in Ihrem Unternehmen reibungslos ausgefuehrt werden, besteht darin, Task-Management-Software wie Zip-Checkliste zu verwenden.

Hier sind einige andere Vorteile dieser Software.

Stellen Sie sicher, dass die Standard-Practices befolgt
werden Zip-Checkliste hochflexibel und skalierbar ist; Checklisten koennen an die Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Fristen einhalten und Aufgaben gemaess den definierten Best Practices erledigen.

Mitarbeiter ueber Task-Updates informieren
Alle Checklisten und Tasks werden in Echtzeit aktualisiert und die betroffenen Mitarbeiter werden durch Echtzeit-Updates benachrichtigt.

Einfache Zusammenarbeit
Mit der Zip-Checkliste koennen Sie sicherstellen, dass kein Teammitglied mit der Arbeit ueberlastet ist. Sobald eine Aufgabe zugewiesen ist, wird der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung informiert.

Plan fuer den ganzen Monat
Alle freigegebenen Aufgaben koennen in Echtzeit angezeigt werden, und Sie koennen sehen, was Sie fuer den ganzen Monat zuvor zugewiesen haben. Ausserdem arbeitet die Software in der Cloud, sodass Sie unterwegs aktualisiert werden koennen.

Als zusaetzlichen Vorteil koennen Sie mit dem System die Produktivitaet der Mitarbeiter und deren Effizienz mit Statusberichten verfolgen.

Zugriff durch Remote-Mitarbeiter
Eine cloudbasierte Software ermoeglicht es Mitarbeitern von Remote-Mitarbeitern, taeglich, woechentlich und monatlich auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben zuzugreifen.

Also, obwohl sie nicht aus dem Buero arbeiten, sind sie immer noch in der Lage, auf alle zugewiesenen Aufgaben und ihre Fristen, Anweisungen zur Durchfuehrung schwieriger Aufgaben, etc.

Alerts to Keep You Aktualisiert
Zip Checkliste ermoeglicht Managern, Erinnerungen mit Aufgabenfristen zu setzen; sie werden benachrichtigt, wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig abgeschlossen ist, und es wird eine Warnung ausgeloest, wenn eine Aufgabe bevorsteht oder ueberfaellig ist.

Responsive Interface
Zip Checkliste hat eine responsive Schnittstelle, und es kann auf Desktops und Mobiltelefonen ueber eine dedizierte Anwendung verwendet werden, die kostenlos im Google Play Store und Apples App Store verfuegbar ist.

Hilft Priorisierung
Mit einem richtigen Task-Management-System wie Zip-Checkliste koennen Sie priorisieren, was dringend und wichtig ist.

Ermoeglicht einfache Aenderungen
via Zip-Checkliste, Manager koennen Arbeitsschichten einfach planen oder neu zuweisen, falls ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit angezeigt wird.

Wenn Sie nach einer Moeglichkeit suchen, die Effizienz zu optimieren und Ihre Produktivitaet zu steigern, dann Zip Checkliste ist die beste Task Management-App fuer den Job.

Kurz gesagt- Die Software hilft Ihnen dabei, Aufgaben zu priorisieren, Fristen festzulegen und Echtzeitbenachrichtigungen zu erhalten, damit Sie Ihre gesamte Arbeit im Auge behalten und Ihre Ablaeufe optimieren koennen.

Aber nehmen Sie nicht einfach unser Wort, testen Sie es selbst, indem Sie sich heute fuer eine kostenlose Testversion anmelden.



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