how task management software can improve your small business

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

Como el software de gestion de tareas puede mejorar a sus propietarios y

gerentes de pequenas empresas utilizan el software de administracion de tareas para optimizar las operaciones de los restaurantes, delinear procedimientos optimos y asegurarse de que todo lo que se necesita hacer se haga, destacando en ultima instancia como su pequena empresa se ve afectada.

Las tareas a mano para las pequenas empresas

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Todas las pequenas empresas tienen tareas que deben completar de forma regular. Esta podria ser una tienda de electronica que tiene formas especificas de cerrar la tienda al final del dia para reducir la posibilidad de robo. O bien, podria ser un restaurante que tenga procesos en su lugar para garantizar los estandares de seguridad de los alimentos que sirven.

Estas tareas pueden ser dificiles de mantener al dia. Si los gerentes tratan de hacerse cargo de todo ellos mismos, eventualmente se quemaran por el estres.

Si delegan estas tareas, no tienen forma de saber si los empleados las estan completando con el estandar apropiado. El

establecimiento de sistemas de gestion de tareas puede ayudar. Tener procedimientos adecuados proporcionara un esquema de como deben completarse las tareas, asi como permitir a los responsables verificar que los empleados estan realizando todas las tareas correctamente.

Los lideres empresariales tienen varias opciones a la hora de gestionar las tareas. Uno de los mas efectivos es usar software de administracion de tareas.

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Que es el software de administracion de tareas?

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El software de gestion de tareas proporciona a los administradores todo lo que necesitan para establecer tareas y asegurarse de que se estan completando en el dia a dia.

Las herramientas a menudo incluyen formas para que los administradores establezcan tareas, creen listas de comprobacion y asignen trabajo a los empleados.

Hay muchos tipos de software de administracion de tareas. Recientemente, las soluciones basadas en la nube que proporcionan facil acceso a todos los miembros de una organizacion y reflejan automaticamente las actualizaciones en todo el equipo han ganado popularidad.

Aqui hay un vistazo a algunas de las caracteristicas comunes del software de administracion de tareas.

1. Crear listas de comprobacion de tareas
Una caracteristica esencial del software de administracion de tareas es que permite a los administradores crear entradas para todas las tareas que deben completarse en el negocio.

Estas listas de comprobacion de tareas forman la base del software. Una vez que un gerente ha subido todos los trabajos que deben realizarse, puede agregar plazos, asignar tareas a determinados empleados o especificar instrucciones adicionales.

2. Establecer procedimientos estandar
Dentro de cada tarea, los administradores pueden crear una lista de verificacion mas detallada que establece procedimientos operativos estandar. Esto garantiza que el trabajo de los empleados sea una forma optima y coherente.

Por ejemplo, en la entrada de limpieza al final del dia, un gerente de restaurante podria incluir una lista de verificacion que informe a los empleados donde y que necesitan limpiar, asi como proporcionar instrucciones sobre como hacerlo.

Cuando los empleados completan cada parte de una tarea, marcan que lo han hecho y pasan a la siguiente. Esto no solo recuerda a estas tareas completar las mejores maneras de hacer las cosas, sino que advierte a los administradores si los trabajos se estan completando incorrectamente.

3. Lista de comprobacion de
tareas Organizacion Las tareas deben realizarse a diferentes frecuencias. Si bien una tienda necesita abrir y cerrar correctamente todos los dias, es posible que solo necesite realizar una toma de inventario mensual o trimestral.

El software de gestion de tareas permite a los administradores establecer la frecuencia con la que desean realizar cada trabajo, asegurandose de que no se olviden de ellos.

4. Asignar tareas
Si hay confusion dentro de su empresa acerca de quien debe realizar un trabajo en particular, existe la posibilidad de que el equipo pase por alto la tarea. Un buen software de gestion de tareas permite a los responsables asignar puestos de trabajo a empleados individuales, de modo que sepan exactamente lo que se espera que hagan en todo momento.

Esto tambien permite a los gerentes ver quien esta completando las tareas y quien puede necesitar mas orientacion sobre como completar sus tareas correctamente. Tambien puede indicar cuando un empleado individual esta sobrecargado de trabajo, lo que permite a los gerentes distribuir la carga de trabajo de manera mas uniforme.

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Como puede mejorar su negocio

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Los restaurantes pueden ser lugares especialmente estresantes para trabajar debido a la variedad de tareas que los empleados deben encargarse. Ademas, las regulaciones de seguridad alimentaria significan que a menudo hay formas establecidas de realizar ciertas tareas.

Aqui hay un vistazo a como un gerente de restaurante podria usar el software de gestion de tareas para optimizar el funcionamiento diario de la empresa.

  • Primero, la persona a cargo necesita hacerse una buena idea de las tareas que deben completarse, asi como cuando deben realizarlas. Es posible que ya tengan esta informacion anotada en documentos o, si su sistema de administracion de tareas no esta tan maduro, es posible que tengan que crear una lista de tareas desde cero.
  • A continuacion, el administrador puede crear entradas dentro de la aplicacion para cada una de estas tareas. Un propietario de un restaurante probablemente incluiria una seccion para abrir el restaurante, verificar el inventario, preparar mesas, limpiar, preparar comida, cerrar el restaurante (mas informacion aqui).
  • Dentro de cada una de estas tareas, el administrador puede crear una lista de comprobacion basada en procedimientos operativos estandar. Por ejemplo, abrir el restaurante podria incluir desbloquear todas las puertas y ventanas, verificar la caja registradora y abrir efectivo, y proyectar ventas.
  • A continuacion, los gerentes pueden elegir con que frecuencia completar cada tarea, asi como una fecha limite para cada una.
  • A continuacion, el gerente puede asignar la tarea a los empleados encargados de completarla.
  • Cuando reciben una tarea, los empleados pueden asegurarse de que la completan correctamente realizando los pasos de la lista de comprobacion. Pueden marcarlo hecho despues de terminar cada parte.
  • Los gerentes se actualizan en tiempo real a medida que los empleados completan las tareas, lo que les permite comprobar que todo esta bien en su negocio. Si un trabajo critico permanece incompleto despues de su fecha limite, el gerente sera notificado y puede tomar medidas para rectificar la situacion.
  • El software de gestion de tareas producira informes que los administradores pueden utilizar para mejorar sus procedimientos y ver si hay algun problema dentro de los procesos. Por supuesto, no son solo los restaurantes los que pueden beneficiarse de organizar la forma en que trabajan e implementar los procedimientos .
Tiendas, almacenes, bares y cafeterias podrian beneficiarse de la estandarizacion de los procesos de trabajo de una manera similar al ejemplo anterior.

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Los beneficios del software de administracion de tareas

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Las pequenas empresas se benefician de muchas maneras de poder organizar sus tareas de manera mas eficiente. Estos son algunos de ellos.

1. Asegurese de que las tareas esten siempre completadas
El principal beneficio es que el software de administracion de tareas aumenta las posibilidades de que los trabajos se completen de manera efectiva.

Tener una lista de trabajos, asi como un procedimiento establecido para realizar estos trabajos significa que la gente no olvidara realizar tareas. Tambien siempre sabran exactamente como hacerlas. Los gerentes tambien pueden fijar plazos para que no haya confusion entre los empleados acerca de cuando hacer el trabajo.

2. Realizar Tareas Efectivamente
Al establecer procedimientos operativos, los gerentes animan a los empleados a completar las tareas de la manera mas efectiva. Esto puede ahorrar tiempo al tiempo que garantiza que hacen el trabajo con el estandar correcto.

Ademas, los administradores pueden utilizar las funciones de generacion de informes del software para analizar los procesos y ver si hay formas en que los empleados pueden completar las tareas de manera mas eficiente.

3. Cumplir con las regulaciones
Muchas tareas tienen que ser completadas de cierta manera, no solo porque es una forma eficaz de trabajar, sino tambien porque los organismos reguladores exigen que las empresas realicen tareas de una manera especifica. Las empresas pueden establecer sus procedimientos de una manera que sea compatible con HACCP, de modo que nunca se desvien del lado equivocado de las regulaciones.

4. Aumentar la responsabilidad de los empleados
La asignacion de tareas a los empleados significa que todos los miembros de su organizacion saben lo que tienen que hacer. Ademas, las listas de comprobacion proporcionan a los empleados toda la informacion que necesitan para completar las tareas correctamente.

Los administradores pueden utilizar las funciones de informes del software para hacer responsables a los empleados de todas las tareas que se les asignan. Pueden ver que miembros del equipo estan actuando con un alto nivel, asi como cuales tienen areas en las que pueden mejorar.

4. El
software de gestion de tareas de riesgo financiero y empresarial permite a los administradores establecer tareas como criticas y notifica a los administradores cuando estas tareas no se han completado correctamente. Esto les permitira tomar medidas para rectificar situaciones negativas tan pronto como algo salga mal.

Imagine que ha pasado la hora de cierre y un supervisor de turno ha fallado en realizar las tareas de cierre a tiempo. El software notificara al superior del supervisor, quien puede ponerse en contacto inmediatamente con el empleado para comprobar si hay algun problema en el negocio o solicitar que complete la parte del cierre que se perdio.

Al ocuparse del problema tan pronto como ocurre, el riesgo de que algo vaya seriamente mal disminuye.

5. Supervisar tareas en marcha
Muchos productos de software de administracion de tareas estan basados en la nube y funcionan en una amplia variedad de dispositivos, incluidos telefonos inteligentes y tabletas. Elegir un producto con esta funcionalidad permite a los gerentes mantener un ojo en lo que esta sucediendo en su negocio, sin importar donde se encuentren en el mundo.

6. Obtenga informacion sobre el
software de gestion de tareas de operaciones empresariales tambien proporciona a los propietarios de negocios mas profundizar en el funcionamiento de su negocio. Pueden ver lo que se hace a diario o semanalmente como cuando como obtener informacion sobre donde se pueden mejorar las operaciones o los procedimientos.

Aqui hay un ejemplo simple de como esto podria funcionar. Imagine que un gerente nota que un supervisor llega consistentemente tarde con las tareas. Podrian tomar esta informacion como una senal de que el empleado esta luchando con la carga de trabajo y mejorar la situacion encontrando formas de simplificar los trabajos que tienen que completar o entrenando a otros miembros del equipo en como realizar las tareas para quitarle parte de la carga.


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Introduccion a la lista de comprobacion de Zip

Zip Checklist es un software de gestion de tareas creado para pequenas empresas. Permite a los gerentes aprovechar los beneficios mencionados anteriormente al administrar mejor sus tareas.

La lista de comprobacion Zip esta basada en la nube y esta disponible en dispositivos moviles. Esto permite a los gerentes llevar sus listas de verificacion con ellos dondequiera que se encuentren, asegurando que siempre se mantengan actualizados. Ademas, facilita a los empleados el acceso al software para comprobar las tareas que necesitan completar y marcarlas cuando las realizan.

Para obtener mas informacion sobre como Zip Checklist puede ayudar a su negocio, dirijase a nuestra pagina de caracteristicas donde encontrara mas informacion sobre las formas especificas que el producto puede ayudar.

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