the importance of task management software for businesses

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

La importancia del software de gestion de

tareas para las empresas Los sistemas de gestion de tareas organizan mejor las tareas diarias de su empresa, pero antes de profundizar en los beneficios de dicho software, primero comprendamos la importancia de administrar sus tareas de manera eficiente. Aqui esta el 411 de todo lo que necesitas saber.

Introduccion

En la dinamica economia actual, dirigir una empresa puede ser bastante dificil sin un sistema adecuado de gestion de tareas para programar tareas y realizar un seguimiento de sus objetivos. Y tal vez esta es la razon por la que solo el 2,5% de las empresas logran completar todos sus proyectos a tiempo con exito.

Con una carga de trabajo cada vez mayor, es dificil memorizar todo. Por ejemplo, si administras un restaurante, tienes que hacer un seguimiento del inventario diario, programar y gestionar turnos de trabajo, asignar trabajo y luego reajustar en caso de tareas criticas, etc.

En resumen, tienes mucho en tu plato figurativo y si tratas de gestionar todo con notas, pizarras, papel listas de verificacion, o mera memoria, se esta preparando para el fracaso.

En relacion con esto, esto conduce a una disminucion de la productividad, una gestion ineficiente de las tareas, plazos incumplidos y, lo que es mas importante, a una reduccion de los beneficios.

Aqui es donde un sistema de gestion de tareas puede ayudar, pero antes de profundizar en los diversos beneficios de dicho software, primero comprendamos la importancia de administrar sus tareas de manera eficiente.

tareas de licencia en pocas palabras

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La gestion de tareas es simplemente administrar una tarea a lo largo de su vida util, que se inicia con la planificacion seguida de pruebas, seguimiento y finalmente informes sobre lo que salio de ella.

Se tienen en cuenta todas las fases de una tarea- rango, importancia, fecha limite, las personas asignadas para manejarla y el numero de recursos disponibles para llevarla a cabo.

Cuando se trata de trabajo en equipo y colaboracion, un sistema de gestion de tareas es clave para optimizar sus operaciones y aumentar la productividad. Con esto, todas las tareas, deberes y responsabilidades se alinean y asignan adecuadamente, y todos son conscientes del papel que tienen que desempenar.

Ademas, dividir grandes proyectos en varias tareas puede terminar rapidamente y todos los miembros del equipo trabajan juntos para alcanzar un objetivo comun.

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Como administrar tareas de manera eficiente

Para aumentar la productividad y la eficiencia, tratamos de realizar el maximo trabajo en un plazo determinado. Esto incluye hacer malabares entre diferentes tareas para aprovechar al maximo el tiempo que nos ocupa.

Podemos sentir que nuestros niveles de eficiencia estan fuera de los graficos, pero en realidad, este es nuestro primer error. Para mejorar la productividad, el enfoque debe pasar de la gestion del tiempo a la gestion de tareas.

Considere los siguientes consejos para ser mas eficiente y aumentar su productividad.

1. Priorice sus tareas
Priorice sus tareas de acuerdo con lo que se necesita urgentemente, lo que puede esperar y lo que debe hacerse a diario.

2. Colocar plazos para tareasLa
colocacion de limites de tiempo en diferentes tareas puede ayudarle a programar de manera mas eficiente; sabra cuanto tiempo debe asignar a cada tarea para que todo el trabajo se resuelva al final de la jornada laboral.

3. Evaluar progreso
Durante los descansos, conviertalo en un habito evaluar todas las tareas programadas para ver si se requieren cambios. En consecuencia, delegue tareas a sus subordinados y concentrese en los deberes que mas importan.

Por que las empresas deben alejarse de la lista de verificacion basada en papel

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Una lista de verificacion adecuada o lista de tareas le permite mantenerse al dia y a sus empleados sobre las tareas diarias. Como tales, muchas empresas utilizan estas listas de verificacion para asegurar la calidad, tareas diarias, capacitacion, etc.

Estas listas de verificacion se guardan de forma segura en archivos y carpetas a mano para que puedan ser accedidas cuando sea necesario, siempre que haya un sistema de archivo adecuado en su lugar.

Pero un sistema basado en papel significa que no tiene forma de actualizar a sus empleados sobre tareas urgentes, especialmente si trabajan sobre el terreno. Tampoco tiene forma de realizar un seguimiento de su productividad y eficiencia ni de identificar formas de optimizar sus tareas. Peor aun, corre el riesgo de perder todos sus datos en caso de accidente o desastre.

  • He aqui algunas otras razones por las que un sistema de gestion de tareas basado en papel es extremadamente ineficiente
  • El
  • papel cuesta dinero una empresa de servicios de agua gasto mas de $50000/ano en papel, por lo que se hizo digital
  • La
  • productividad y la eficiencia se realiza ya que los empleados tienen que buscar papel-
  • segun la investigacion, los profesionales que tienen que utilizar flujos de trabajo en papel pasan alrededor del 35% al 50% de su tiempo buscando informacion
  • Las listas de comprobacion no se pueden actualizar facilmente, por lo que hay una falta de rendicion de cuentas entre los gerentes y sus subordinados
  • . realizar un seguimiento de tareas urgentes, fechas limite o tareas

Como puede ayudar el progreso tecnologico en la gestion transparente de tareas La
tecnologia ha revolucionado el entorno empresarial; con varias herramientas disponibles ahora, los gerentes pueden mejorar facilmente sus eficiencias operativas y de manera eficaz manejar los recursos de una manera simplificada.

  • Estos son algunos otros beneficios de adoptar una solucion basada en la tecnologia para optimizar sus procesos de negocio
    • Fortalece la comunicacion
    • Mantiene todo ordenado y organizado
    • Aumenta la productividad
    • Gestiona los costos
    • Mantiene todos los activos digitales seguros
    • Fomentar el trabajo en equipo

      Uso de un sistema de administracion de tareas digital

      Pasar de un sistema tradicional basado en papel a una solucion digital se ha convertido en una necesidad en el entorno altamente competitivo de hoy.

      Atras quedaron los dias de panico en los que tendria que asignar una serie de tareas manualmente y entregarlas a mano. Con un sistema digital de gestion de tareas, las empresas pueden manejar facilmente varios proyectos al mismo tiempo.

      Estos son algunos de los beneficios de adoptar un sistema de gestion de tareas digital

      Un sistema centralizado Un buen sistema
      esta repleto de muchas caracteristicas unicas que le permiten administrar el flujo de trabajo y todas las actividades llevadas a cabo por su equipo desde un unico panel de control.

      Todos los proyectos pendientes estan resaltados y los empleados pueden ver sus tareas junto con los plazos.

      Flexibilidad y escalabilidad
      Configure su flujo de trabajo de acuerdo con lo que se sincronice bien con las necesidades de su empresa. Todos los sistemas nuevos son escalables, lo que significa que a medida que crece, su sistema tambien crece con usted, por lo que no hay necesidad de invertir en una nueva herramienta o software.

      Gestion Efectiva del Tiempo y del Dinero
      Muchos proyectos se consideran mas complejos que otros y esta es la razon por la que los gerentes terminan perdiendo de vista el tiempo y el presupuesto asignados.

      Con un sistema adecuado de gestion de tareas, los recursos se pueden asignar de manera mas eficiente, lo que redundara en una mayor eficiencia.

      Comunicacion transparente y trabajo en equipo
      Cuando todo el equipo esta en una plataforma, todas las interrupciones en las comunicaciones se pueden manejar de manera eficiente. La comunicacion adecuada permite que la informacion fluya de forma coherente y esto puede ayudar a mantener a todos en la misma pagina.

      Ademas, a los equipos se les puede asignar un proyecto con un desglose detallado de tareas para cada miembro; todos saben lo que tienen que hacer y cuando, y pueden encontrar instrucciones u otros hechos relevantes para la tarea.

      Mejor accesibilidad
      Si una empresa opera a nivel global o en varias ubicaciones, muchos empleados trabajaran en diferentes ubicaciones.

      Pero la capacidad de trabajar en la nube permite que los sistemas de administracion de tareas proporcionen actualizaciones en vivo; por lo tanto, aquellos que trabajan desde una ubicacion diferente pueden obtener acceso a toda la informacion necesaria.

      Comprobaciones de progreso
      Los supervisores y gerentes deben mantener constantes comprobaciones del progreso de cada miembro del equipo para ver si estan manejando todas las tareas asignadas en el periodo de tiempo dado.

      Sin embargo, los registros fisicos, las reuniones de seguimiento y los tramites posteriores pueden llevar una cantidad considerable de tiempo.

      Un sistema de gestion de tareas proporciona a los gerentes un historial completo de las tareas llevadas a cabo por un empleado- las tareas asignadas, las tareas realizadas y las que no cumplieron. Esto permite a los administradores programar tareas y establecer plazos realistas.

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      Una solucion de administracion de tareas todo en uno

      Una forma de garantizar que todas las operaciones de su organizacion se ejecuten sin problemas es utilizar software de administracion de tareas como Zip Checklist.

      Estos son algunos otros beneficios de este software.

      Asegurese de que las practicas estandar se siguen
      Zip Checklist sea altamente flexible y escalable; las listas de comprobacion se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades de cualquier negocio. Esto garantiza que todos los empleados cumplan los plazos y realicen las tareas segun las mejores practicas definidas.

      Informar al personal acerca de las actualizaciones de tareas
      Todas las listas de comprobacion y las tareas se actualizan en tiempo real y se notifica al personal afectado mediante actualizaciones en tiempo real.

      Facil colaboracion
      con Zip Checklist, puedes asegurarte de que ningun miembro del equipo este sobrecargado de trabajo. Una vez asignada una tarea, se informa al empleado a traves de una notificacion push.

      Planificar para todo el mes
      Todas las tareas compartidas se pueden ver en tiempo real y se puede ver lo que se ha asignado previamente para todo el mes. Ademas, el software funciona en la nube, por lo que puede actualizarse sobre la marcha.

      Como beneficio adicional, el sistema le permite realizar un seguimiento de la productividad de los empleados y su eficiencia con informes de estado.

      Accesible por los trabajadores remotos
      Un software basado en la nube permite a los empleados remotos acceder a las tareas que se les asignan diariamente, semanalmente y mensualmente.

      Asi que aunque no estan trabajando desde la oficina, todavia son capaces de acceder a todas las tareas asignadas y sus plazos, instrucciones sobre como llevar a cabo tareas dificiles, etc.

      Alertas para mantenerte actualizado
      Zip Checklist permite a los administradores establecer recordatorios con plazos de tareas; se notifican si una tarea no se completa a tiempo y se activa una alerta si una tarea esta pendiente o vencida.

      Responsive Interface
      Zip Checklist tiene una interfaz de respuesta, y se puede utilizar en escritorios y telefonos moviles a traves de una aplicacion dedicada disponible de forma gratuita en Google Play Store y Apple App Store.

      Ayuda a priorizar
      Con un sistema adecuado de gestion de tareas como Zip Checklist, puede priorizar lo que es urgente e importante.

      Permite modificaciones simples
      a traves de la lista de comprobacion Zip, los gerentes pueden programar facilmente (o reasignar) turnos de trabajador en caso de que un empleado no se presente para trabajar.

      Si esta buscando una manera de optimizar la eficiencia y aumentar su productividad, entonces Zip Checklist es la mejor aplicacion de gestion de tareas para el trabajo.

      En pocas palabras, el software le ayuda a priorizar tareas, establecer plazos y recibir notificaciones en tiempo real para que pueda realizar un seguimiento de todo su trabajo y optimizar sus operaciones.

      Pero no te quedes con nuestra palabra, pruebalo tu mismo registrandote para una prueba gratuita hoy.



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