Project Management Task List | 6 mins read

Por que debe tener una lista de tareas de administracion de proyectos para su

why you should have a project management task list for your business
Mary Kate Morrow

By Mary Kate Morrow

negocio Los propietarios de negocios pueden utilizar listas de tareas de administracion de proyectos para proporcionar direccion, mantener la responsabilidad, mantenerse organizado y completar los

Introduccion

Las listas de tareas de gestion de proyectos permiten a los profesionales de gestion de proyectos abordar proyectos con un enfoque claro y maximizar la productividad final.

Que es una lista de tareas de administracion de proyectos y por que importa?

Las empresas realizan simultaneamente una amplia variedad de proyectos, que van desde la gestion de inventarios hasta las estrategias publicitarias. Los propietarios de empresas o sus directores de proyectos deben responder a estos proyectos y proporcionar a los miembros del equipo una direccion concreta sobre sus respectivas tareas.

La funcion de director del proyecto responsabiliza a los proyectos y equipos y es responsable de garantizar la finalizacion del proyecto. Los directores de proyectos planifican ampliamente mediante la utilizacion de diversos instrumentos y sistemas. Una de estas herramientas es una lista de tareas de administracion de proyectos, que es una herramienta de planificacion que divide proyectos integrales por tareas y subtareas individuales.

Las empresas que implementan y mantienen correctamente listas de tareas de administracion de proyectos tienen mas probabilidades de cumplir los plazos y, en general, son mas exitosas. Sin una lista de tareas fisicas a la que hacer referencia, los proyectos pueden ser abrumadores e inductores de estres. Al crear un plan, los propietarios de negocios y los miembros de su equipo pueden entender no solo el objetivo actual, sino tambien lo que viene a continuacion.

Una lista de tareas correctamente compuesta permite a los propietarios de negocios confirmar que tienen los recursos disponibles para todas las tareas a fin de evitar quedarse sin un recurso especifico durante un proyecto. Las listas de tareas fomentan la comunicacion abierta, la transparencia y proporcionan un sistema integrado de verificacion de la rendicion de cuentas para todos los miembros del equipo involucrados. Con una planificacion minuciosa de la gestion de tareas, los propietarios de negocios y los miembros del equipo pueden trabajar de forma mas inteligente, no mas dificil para lograr proyectos y objetivos a corto y largo plazo.

Como desarrollar una lista de tareas

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El desarrollo de una lista de tareas de administracion de proyectos exitosa requiere un enfoque amplio, prevision y funcionalidad. Los siguientes consejos ayudaran a los propietarios de negocios y a los directores de proyectos a crear una lista ideal de tareas de gestion de proyectos

  1. - Enfoque-
    Tratar de abordar demasiado a la vez puede ironicamente terminar sin lograr nada en absoluto. Evite la multitarea dividiendo las tareas grandes en subtareas mas pequenas y, a continuacion, centrate en abordar las tareas individualmente. Tendra mucho mas exito en la finalizacion del proyecto si presta toda su atencion a una tarea a la vez.


  2. Adquirir software-
    Invierta en una solucion de software en linea dedicada a la que todos los miembros de su equipo de proyecto puedan acceder y actualizarse de forma facil y remota. Asegurese de que sus empleados se sientan comodos usando el software de tareas proporcionando capacitacion y animandoles a ponerse en contacto con la solucion de problemas o asistencia.


  3. Revisa riesgos-
    reconoce y acepta que incluso los planes mejor establecidos salen mal. A veces, es posible que las tareas y los proyectos no se acumulen segun el plan original. Dedique algun tiempo analizando y prediciendo posibles consecuencias negativas y que tal para ayudar a preparar una estrategia de administracion de tareas preparada para escenarios alternativos en el peor de los casos. Sin embargo, no dejes que los what-sifs te paralicen en la indecision o la ansiedad.


  4. Establecer plazos-
    establecer plazos realistas para cada tarea. Defina y realice un seguimiento de los hitos del proyecto y las fechas de vencimiento en funcion de la relevancia e importancia de la tarea. Asegurese de establecer plazos alcanzables para evitar cualquier estres indebido en el equipo del proyecto. Mantenga su lista de tareas organizada y optimizada con plazos realistas establecidos.


  5. Implementar un sistema de archivo-
    Muchos documentos importantes se producen y modifican durante un proyecto. Emplee un sistema de archivo adecuado para todos los documentos y datos criticos asociados con un proyecto. Mantenga toda la informacion del proyecto facilmente accesible y organizada en una ubicacion central. Ademas de optimizar la organizacion y la eficiencia, un sistema de archivo ahorrara un tiempo precioso que su equipo puede redirigir hacia el proyecto en cuestion.


  6. Enfrentate primero a las tareas dificiles-
    no guardes la tarea mas dificil para la ultima. Ahorrese la ansiedad innecesaria, complete tareas desalentadoras y mas desafiantes primero. Una vez completadas estas tareas mas dificiles, te sentiras mucho mas motivado y capaz de enfocar.


  7. Analizar e implementar los comentarios-
    comuniquese con su equipo de proyecto de forma regular y coherente. Al administrar un equipo de proyecto virtual, considere la integracion de herramientas y aplicaciones de colaboracion en equipo remoto para optimizar la comunicacion en equipo.

    Informese con su equipo de proyecto sobre los exitos, los fracasos y las frustraciones sufridas a traves de la estrategia actual de administracion de tareas. Analice los comentarios para organizar las tareas de manera aun mas eficiente en el futuro.

    Conclusion
    • Los propietarios de

    negocios o sus gerentes de proyectos son responsables de la planificacion de proyectos y proporcionar a los empleados la direccion sobre sus respectivas tareas

  8. Los gerentes de proyectos planean extensamente a traves de la utilizacion de diversos software y herramientas de gestion de tareas. Una de estas herramientas es una lista de tareas de administracion de proyectos, una herramienta de planificacion que divide proyectos completos por tareas individuales y subtareas
  9. Los propietarios de empresas pueden utilizar listas de tareas de administracion de proyectos para proporcionar direccion, mantener la responsabilidad, mantenerse organizado y completar tareas y proyectos con exito
  10. Las listas de tareas permiten a los miembros del equipo del administrador de tareas confirmar que disponen de los recursos disponibles para todos los pasos, a fin de evitar quedarse sin material especifico durante un proyecto. Las listas de tareas fomentan la comunicacion abierta, la transparencia y proporcionan un sistema integrado de verificacion de la rendicion de cuentas para todos los empleados involucrados
  11. Defina y realice un seguimiento de los hitos del plan del proyecto y las fechas de vencimiento en funcion de la relevancia y urgencia de la tarea. Mantenga su lista de tareas organizada y optimizada con un seguimiento realista del tiempo
  12. Emplee un sistema de archivo adecuado para todos los documentos y datos criticos asociados con un proyecto, manteniendo toda la informacion del proyecto facilmente accesible y organizada en una ubicacion central
  13. Consulte con su equipo de proyecto acerca de exitos, fracasos y frustraciones resultantes de la actual estrategia de gestion de tareas. Analizar los comentarios de los empleados para organizar las tareas de manera aun mas eficiente en el futuro
  14. Las empresas que implementan y mantienen correctamente las listas de tareas de gestion de proyectos tienen mas exito