how task management software can improve your small business

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

Comment les logiciels de gestion des taches peuvent ameliorer votre petite entreprise

Les gestionnaires et les proprietaires utilisent un logiciel de gestion des taches pour rationaliser les operations des restaurants, decrire les procedures optimales et s'assurer que tout ce qui doit etre fait est fait, en mettant en evidence la facon dont votre petite entreprise est touchee.

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Toutes les petites entreprises ont des taches a accomplir regulierement. Il pourrait s'agir d'un magasin d'electronique qui a des moyens specifiques de fermer le magasin a la fin de la journee afin de reduire les risques de vol. Ou bien, il pourrait s'agir d'un restaurant qui a mis en place des processus pour assurer les normes de securite des aliments qu'ils servent.

Ces taches peuvent etre difficiles a suivre. Si les gestionnaires essaient de prendre soin de tout eux-memes, ils finiront par bruler du stress.

S' ils deleguent ces taches, ils n'ont aucun moyen de savoir si les employes les accomplissent conformement a la norme appropriee.

La mise en place de systemes de gestion des taches peut vous aider. La mise en place de procedures appropriees donnera un apercu de la facon dont les taches doivent etre accomplies et permettra aux responsables de verifier que les employes executent toutes les taches correctement.

Les chefs d'entreprise ont plusieurs options en ce qui concerne la facon dont ils gerent les taches. L'un des plus efficaces est d'utiliser un logiciel de gestion des taches.

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Le logiciel de gestion des taches fournit aux gestionnaires tout ce dont ils ont besoin pour definir les taches et s'assurer qu'elles sont executees au quotidien.

Les outils incluent souvent des moyens permettant aux gestionnaires de definir des taches, de creer des listes de controle et d'affecter du travail aux employes.

Il existe de nombreux types de logiciels de gestion des taches. Recemment, les solutions cloud qui offrent un acces facile a tous les membres d'une organisation et refletent automatiquement les mises a jour au sein d'une equipe ont gagne en popularite.

Voici un apercu de certaines des caracteristiques communes du logiciel de gestion des taches.

1. Creer des listes de controle
des taches Une caracteristique essentielle du logiciel de gestion des taches est qu'il permet aux gestionnaires de creer des entrees pour toutes les taches a effectuer dans l'entreprise.

Ces listes de verification des taches constituent la base du logiciel. Une fois qu'un responsable a telecharge tous les travaux a effectuer, il peut ajouter des echeances, affecter des taches a des employes particuliers ou specifier d'autres instructions.

2. Definir des procedures standard
Dans chaque tache, les responsables peuvent creer une liste de controle plus approfondie qui etablit les procedures d'exploitation normalisees. Cela garantit que le travail des employes est optimal et coherent.

Par exemple, dans l'entree relative au nettoyage a la fin de la journee, un gestionnaire de restaurant pourrait inclure une liste de verification qui indique aux employes ou et ce qu'ils doivent nettoyer, ainsi que des instructions sur la facon de le faire.

Lorsque les employes accomplissent chaque partie d'une tache, ils signalent qu'ils l'ont fait et passent a la suivante. Non seulement cela rappelle a ces taches les meilleures facons de faire les choses, mais il avertit les gestionnaires si les taches sont executees de maniere incorrecte.

3. Liste de verification des
taches Organisation Les taches doivent etre effectuees a differentes frequences. Bien qu'un magasin ait besoin d'ouvrir et de fermer correctement tous les jours, il se peut qu'il n'ait besoin d'effectuer un inventaire que sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Le logiciel de gestion des taches permet aux gestionnaires de definir la frequence a laquelle ils veulent effectuer chaque travail, en veillant a ne pas les oublier.

4. Attribuer des taches
S'il y a confusion au sein de votre entreprise quant a la personne qui doit effectuer un travail particulier, il est possible que l'equipe oublie la tache. Un bon logiciel de gestion des taches permet aux responsables d'attribuer des taches a des employes individuels, afin qu'ils sachent exactement ce qu'ils doivent faire en tout temps.

Cela permet egalement aux gestionnaires de voir qui remplit les taches et qui pourraient avoir besoin de plus de directives sur la facon d'accomplir leurs taches correctement. Cela peut egalement indiquer quand un employe est surcharge de travail, ce qui permet aux gestionnaires de repartir la charge de travail plus uniformement.

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Les restaurants peuvent etre des lieux de travail particulierement stressants en raison de la variete des taches que les employes doivent accomplir. De plus, les reglements sur la salubrite des aliments signifient que certaines taches doivent etre executees.

Voici un apercu de la facon dont un gestionnaire de restaurant pourrait utiliser un logiciel de gestion des taches pour rationaliser le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Tout d'

  • abord, la personne responsable doit avoir une bonne idee des taches qui doivent etre accomplies, ainsi que du moment ou elle doit les faire. Ces informations peuvent deja etre notees dans les documents ou, si leur systeme de gestion des taches n'est pas aussi mur, il peut etre necessaire de creer une liste de taches a partir de zero.
  • Le gestionnaire peut ensuite creer des entrees dans l'application pour chacune de ces taches. Un proprietaire de restaurant comprendrait probablement une section pour l'ouverture du restaurant, la verification de l'inventaire, la preparation des tables, le nettoyage, la preparation des aliments, la fermeture du restaurant (plus a ce sujet ici).
  • Dans chacune de ces taches, le gestionnaire peut creer une liste de controle basee sur les procedures operationnelles standard. Par exemple, l'ouverture du restaurant pourrait inclure le deverrouillage de toutes les portes et fenetres, la verification de la caisse enregistreuse et l'ouverture de l'argent liquide, et la projection des ventes.
  • Les gestionnaires peuvent alors choisir la frequence a laquelle effectuer chaque tache, ainsi que la date limite pour chacune d'elles.
  • Ensuite, le gestionnaire peut assigner la tache aux employes charges de les remplir.
  • Lorsqu' ils recoivent une tache, les employes peuvent s'assurer qu'ils la remplissent correctement en effectuant les etapes de la liste de controle. Ils peuvent le marquer apres avoir fini chaque partie.
  • Les gestionnaires sont mis a jour en temps reel au fur et a mesure que les employes accomplissent les taches, ce qui leur permet de verifier que tout va bien dans leur entreprise. Si un poste critique demeure incomplet apres sa date limite, le gestionnaire en sera avise et pourra prendre des mesures pour corriger la situation.
  • Le logiciel de gestion des taches produira des rapports que les gestionnaires peuvent utiliser pour apporter des ameliorations a leurs procedures et voir s'il y a des problemes dans les processus.
Bien sur, ce ne sont pas seulement les restaurants qui peuvent beneficier de l'organisation de leur mode de travail et de la mise en oeuvre des procedures. Les magasins, les entrepots, les bars et les cafes pourraient tous beneficier d'une normalisation des processus de travail similaire a l'exemple ci-dessus.

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Les petites entreprises profitent a bien des egards de leur capacite a organiser leurs taches plus efficacement. Voici quelques-uns d'entre eux.

1. Veiller a ce que les taches soient toujours terminees
Le principal avantage est que le logiciel de gestion des taches augmente les chances que les taches soient terminees efficacement.

Avoir une liste de taches ainsi qu'une procedure definie pour effectuer ces taches signifie que les gens n'oublieront pas d'effectuer des taches. Ils sauront aussi toujours exactement comment les faire. Les gestionnaires peuvent aussi fixer des echeances afin qu'il n'y ait pas de confusion parmi les employes quant au moment de travailler.

2. Effectuer efficacement
les taches En etablissant les procedures operationnelles, les gestionnaires encouragent les employes a accomplir les taches de la maniere la plus efficace possible. Cela peut gagner du temps tout en veillant a ce qu'ils accomplissent le travail selon les normes appropriees.

En outre, les responsables peuvent utiliser les fonctions de creation de rapports du logiciel pour analyser les processus et voir s'il existe des moyens dont les employes peuvent effectuer les taches de maniere plus efficace.

3. Respecter la reglementation
De nombreuses taches doivent etre accomplies d'une certaine maniere, non seulement parce qu'il s'agit d'un moyen efficace de travailler, mais aussi parce que les organismes de reglementation exigent des entreprises qu'elles accomplissent leurs taches d'une maniere specifique. Les entreprises peuvent mettre en place leurs procedures d'une maniere conforme au HACCP, de sorte qu'elles ne s'egarent jamais du mauvais cote de la reglementation.

4. Augmenter la responsabilite des employes
L'affectation de taches aux employes signifie que tout le monde dans votre organisation sait ce qu'il doit faire. De plus, les listes de verification fournissent aux employes toutes les informations dont ils ont besoin pour effectuer les taches correctement.

Les gestionnaires peuvent utiliser les fonctions de reporting du logiciel pour tenir les employes responsables de toutes les taches qui leur sont assignees. Ils peuvent voir quels membres de l'equipe sont performants a un niveau eleve, ainsi que ceux qui ont des domaines dans lesquels ils peuvent ameliorer.

4. Reduire les risques commerciaux et financiers
Le logiciel de gestion des taches permet aux responsables de definir les taches comme critiques et avertit les responsables lorsque ces taches ne sont pas executees correctement. Cela leur permettra de prendre des mesures pour corriger les situations negatives des que quelque chose se passe mal.

Imaginez que l'heure de fermeture est passee et qu'un superviseur de quart n'a pas reussi a effectuer les taches de fermeture a temps. Le logiciel avisera le superieur superieur du superviseur, qui peut immediatement communiquer avec l'employe pour verifier s'il y a un probleme a l'entreprise ou lui demander de terminer la partie de fermeture qu'il a manquee.

En prenant soin du probleme des qu'il se produit, le risque de voir quelque chose se passer serieusement mal diminue.

5. Surveiller les taches en deplacement
De nombreux logiciels de gestion des taches sont bases sur le cloud et fonctionnent sur une grande variete d'appareils, y compris les smartphones et les tablettes. Choisir un produit avec cette fonctionnalite permet aux gestionnaires de garder un oeil sur ce qui se passe dans leur entreprise, peu importe ou ils se trouvent dans le monde.

6. Gain Insight into Business OperationsLe
logiciel de gestion des taches fournit egalement aux proprietaires d'entreprise plus un apercu approfondi du fonctionnement de leur entreprise. Ils peuvent voir ce qui est fait sur une base quotidienne ou hebdomadaire comme quand pour savoir ou les operations ou les procedures peuvent etre ameliorees.

Voici un exemple simple de la facon dont cela pourrait fonctionner. Imaginez qu'un manager remarque qu'un superviseur est constamment en retard avec les taches. Ils pourraient considerer cette information comme un signe que l'employe est aux prises avec la charge de travail et ameliorer la situation en trouvant des moyens de simplifier les taches qu'il doit accomplir ou en formant d'autres membres de l'equipe a s'acquitter des taches qui lui incombent afin d'enlever une partie du fardeau.

Zip Checklist est un logiciel de gestion des taches concu pour les petites entreprises. Il permet aux gestionnaires de tirer parti des avantages mentionnes ci-dessus en gerant mieux leurs taches.

Zip Checklist est base sur le cloud et disponible sur les appareils mobiles. Cela permet aux gestionnaires d'emmener leurs listes de controle partout ou ils se trouvent, s'assurant qu'ils sont toujours a jour. En outre, il est facile pour les employes d'acceder au logiciel afin de verifier les taches qu'ils doivent accomplir et de les marquer lorsqu'ils les effectuent.

Pour en savoir plus sur la facon dont Zip Checklist peut aider votre entreprise, rendez-vous sur notre page de fonctionnalites ou vous trouverez plus d'informations sur les facons specifiques dont le produit peut vous aider.

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