the importance of task management software for businesses

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

L'importance du logiciel de gestion des

taches pour les entreprises Les systemes de gestion des taches permettent de mieux organiser les taches quotidiennes de votre entreprise, mais avant de nous plonger dans les avantages de ce logiciel, comprenons d'abord l'importance de gerer efficacement vos taches. Voici le 411 sur tout ce que vous devez savoir.

Dans l'economie dynamique d'aujourd'hui, la gestion d'une entreprise peut etre tres difficile sans un systeme de gestion des taches approprie pour planifier les taches et suivre vos objectifs. Et c'est peut-etre la raison pour laquelle seulement 2,5% des entreprises parviennent a mener a bien tous leurs projets a temps.

Avec une charge de travail sans cesse croissante, il est difficile de tout memoriser. Par exemple, si vous gerez un restaurant, vous devez suivre l'inventaire quotidien, planifier et gerer les quarts de travail, affecter le travail, puis reajuster en cas de taches critiques, etc.

Bref, vous avez beaucoup sur votre plaque figurative et si vous essayez de tout gerer avec des notes, des tableaux blancs, du papier , ou simplement de la memoire, vous vous configurez pour l'echec.

En relation, cela conduit a une diminution de la productivite, une gestion inefficace des taches, des delais manques et, surtout, une reduction des benefices.

C' est la qu'un systeme de gestion des taches peut vous aider, mais avant de nous plonger dans les differents avantages de ces logiciels, comprenons d'abord l'importance de gerer efficacement vos taches.

Declenche la gestion des

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La gestion des taches consiste simplement a gerer une tache tout au long de sa duree de vie, ce qui commence par la planification suivie de tests, de suivi et enfin de rapports sur ce qui en est ressorti.

Toutes les phases d'une tache sont prises en compte le rang, l'importance, la date limite, les personnes affectees a la tache et le nombre de ressources disponibles pour accomplir cette tache.

En ce qui concerne le travail d'equipe et la collaboration, un systeme de gestion des taches est essentiel pour rationaliser vos operations et augmenter votre productivite. Ainsi, toutes les taches, taches et responsabilites sont adequatement alignees et assignees, et tout le monde est conscient du role qu'il doit jouer.

De plus, briser de grands projets en plusieurs taches peut le faire rapidement et tous les membres de l'equipe travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun.

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Pour augmenter la productivite et l'efficacite, nous essayons de faire le maximum de travail dans un laps de temps donne. Cela inclut le jonglage entre differentes taches pour tirer le meilleur parti du temps qui nous est imparti.

Nous pouvons penser que nos niveaux d'efficacite sont hors des limites, mais en realite, c'est notre premiere erreur. Pour ameliorer la productivite, il faudrait passer de la gestion du temps a la gestion des taches.

Considerez les conseils suivants pour etre plus efficaces et augmenter votre productivite.

1. Prioriser vos taches
Priorisez vos taches en fonction de ce qui est urgent, de ce qui peut attendre et de ce qui doit etre fait quotidiennement.

2.
Placer des echeances pour les taches Le fait de fixer des limites de temps sur differentes taches peut vous aider a planifier plus efficacement; vous saurez combien de temps vous devez allouer a chaque tache pour que tout le travail soit trie d'ici la fin de la journee de travail.

3. Evaluer
la progression Pendant les pauses, prenez l'habitude d'evaluer toutes les taches planifiees pour voir si des modifications sont necessaires. En consequence, deleguez les taches a vos subordonnes et concentrez-vous sur les taches qui comptent le plus.

Pourquoi les entreprises devraient s'eloigner de la liste de controle sur papier

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Une liste de verification appropriee ou une liste de taches vous permet de vous tenir au courant des taches quotidiennes, ainsi que de vos employes. A ce titre, de nombreuses entreprises les utilisent pour assurer la qualite, effectuer des taches quotidiennes, former, etc.

Ces listes de controle sont rangees a la main dans des dossiers et des dossiers afin qu'elles puissent etre consultees au besoin, a condition qu'un systeme de classement approprie soit mis en place.

Mais un systeme papier signifie que vous n'avez aucun moyen de mettre a jour vos employes sur les taches urgentes, surtout s'ils travaillent sur le terrain. Vous n'avez egalement aucun moyen de suivre leur productivite et leur efficacite ni de trouver des moyens de rationaliser vos taches. Pire encore, vous risquez de perdre toutes vos donnees en cas d'accident ou de catastrophe.

  • Voici quelques autres raisons pour lesquelles un systeme de gestion des taches sur papier est extremement inefficace
  • Le
  • papier coute de l'argent une entreprise de distribution d'eau a depense plus de 50000$ par annee pour le papier, ce qui explique pourquoi il est devenu numerique
  • Productivite et efficacite se fait que les employes doivent chercher du papier.
  • selon la recherche, les professionnels qui doivent utiliser des workflows papier passent environ 35% a 50% de leur temps a chercher de l'information Les
  • listes de controle ne peuvent pas etre facilement mises a jour. C'est pourquoi il y a un manque de responsabilisation entre les gestionnaires et leurs subordonnes
  • . suivre les taches urgentes, melanger les echeances ou les taches

Comment le progres technologique peut-il aider a gerer les taches de facon transparente
La technologie a revolutionne l'environnement commercial; grace a divers outils disponibles maintenant, les gestionnaires peuvent facilement ameliorer leur efficacite operationnelle et efficacement gerer les ressources de maniere rationalisee.

Voici d'autres avantages de l'adoption d'une solution basee sur la technologie pour rationaliser vos processus d'affaires.
  • Elle renforce la communication
  • Garder tout trie et organise
  • Augmente la productivite
  • Gerer les couts
  • Garantit la
  • securite de tous les actifs numeriques
  • Encourager le travail d'equipe

Le passage d'un systeme papier traditionnel a une solution numerique est devenu une necessite dans l'environnement hautement concurrentiel d'aujourd'hui.

Fini les jours de panique ou vous auriez a assigner un certain nombre de taches manuellement et a les donner a la main. Grace a un systeme de gestion numerique des taches, les entreprises peuvent facilement gerer plusieurs projets en meme temps.

Voici quelques-uns des avantages de l'adoption d'un systeme numerique de gestion des taches

Un systeme centralise Un bon systeme
est rempli de nombreuses fonctionnalites uniques qui vous permettent de gerer le flux de travail et toutes les activites effectuees par votre equipe a partir d'un seul tableau de bord.

Tous les projets attendus sont mis en evidence et les employes peuvent voir leurs taches ainsi que les delais.

Flexibilite et evolutivite
Configurez votre flux de travail en fonction de ce qui se synchronise bien avec les besoins de votre entreprise. Tous les nouveaux systemes sont evolutifs, ce qui signifie qu'au fur et a mesure de votre croissance, votre systeme evolue aussi avec vous, de sorte qu'il n'est pas necessaire d'investir dans un nouvel outil ou logiciel.

Gestion efficace du temps et de l'argent
De nombreux projets sont juges plus complexes que d'autres et c'est la raison pour laquelle les gestionnaires finissent par perdre de vue le temps et le budget alloues.

Avec un systeme de gestion des taches approprie, les ressources peuvent etre affectees de maniere plus efficace, ce qui accroit l'efficacite.

Communication transparente et travail d'equipe
Lorsque toute l'equipe est sur une plate-forme, toutes les interruptions de communication peuvent etre traitees efficacement. Une bonne communication permet a l'information de circuler de maniere coherente, ce qui peut aider a garder tout le monde sur la meme longueur d'onde.

En outre, les equipes peuvent se voir attribuer un projet avec une repartition detaillee des taches pour chaque membre; chacun sait ce qu'il doit faire et quand et peut trouver des instructions ou d'autres faits pertinents a la tache.

Amelioration de l'accessibilite
Si une entreprise exploite une capacite globale ou plusieurs emplacements, de nombreux employes travailleront dans des endroits differents.

Mais la possibilite de travailler dans le cloud permet aux systemes de gestion des taches de fournir des mises a jour en direct. Ainsi, ceux qui travaillent a partir d'un autre endroit peuvent acceder a toutes les informations requises.

Verifications de progression Les
superviseurs et les gestionnaires doivent controler constamment la progression de chaque membre de l'equipe pour voir s'ils gerent toutes les taches assignees dans le delai donne.

Mais les controles physiques, les reunions de suivi et les formalites administratives subsequentes peuvent prendre beaucoup de temps.

Un systeme de gestion des taches fournit aux gestionnaires un historique complet des taches accomplies par un employe les taches assignees, les taches accomplies et celles qu'ils n'ont pas accomplies. Cela permet aux gestionnaires de planifier des taches et de fixer des echeances realistes.

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Une facon de s'assurer que toutes les operations de votre organisation sont bien executees consiste a utiliser un logiciel de gestion des taches tel que Zip Checklist.

Voici quelques autres avantages de ce logiciel.

Veiller a ce que les pratiques standard soient suivies
La liste de verification zippee est extremement flexible et evolutive; les listes de verification peuvent etre personnalisees pour repondre aux besoins de toute entreprise. Cela garantit que tous les employes respectent les delais et accomplissent les taches conformement aux meilleures pratiques definies.

Informer le personnel au sujet des mises a jour des taches
Toutes les listes de controle et les taches sont mises a jour en temps reel et le personnel concerne est informe au moyen de mises a jour en temps reel.

Collaboration facile
Avec Zip Checklist, vous pouvez vous assurer qu'aucun membre de l'equipe n'est surcharge de travail. Une fois qu'une tache est assignee, l'employe est informe par une notification push.

Planifier le mois entier
Toutes les taches partagees peuvent etre consultees en temps reel et vous pouvez voir ce que vous avez preaffecte pour tout le mois. De plus, le logiciel fonctionne sur le cloud, de sorte que vous pouvez etre mis a jour en deplacement.

En outre, le systeme vous permet de suivre la productivite des employes et leur efficacite a l'aide de rapports d'etat.

Accessible par les travailleurs distants
Un logiciel base sur le cloud permet aux employes distants d'acceder aux taches qui leur sont assignees sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.

Donc, meme s'ils ne travaillent pas a partir du bureau, ils sont toujours en mesure d'acceder a toutes les taches assignees et a leurs echeances, instructions sur la facon d'effectuer des taches difficiles, etc.

Alertes pour vous tenir a jour
Checklist Zip permet aux gestionnaires de definir des rappels avec des echeances de taches; ils sont avertis si une tache n'est pas terminee a temps et declenche une alerte si une tache est a venir ou en retard.

Responsive Interface
Zip Checklist dispose d'une interface responsive, et il peut etre utilise sur les ordinateurs de bureau et sur les telephones mobiles via une application dediee disponible gratuitement sur Google Play Store et l'App Store d'Apple.

Aide a hierarchiser
Avec un systeme de gestion des taches approprie comme Zip Checklist, vous pouvez hierarchiser ce qui est urgent et important.

Permet des modifications simples
via Zip Checklist, les gestionnaires peuvent facilement planifier ou reaffecter les quarts de travail au cas ou un employe ne se presente pas au travail.

Si vous cherchez un moyen d'optimiser l'efficacite et d'augmenter votre productivite, alors Zip Checklist est la meilleure application de gestion des taches pour le travail.

En un mot, le logiciel vous aide a hierarchiser les taches, a fixer des delais et a recevoir des notifications en temps reel afin que vous puissiez suivre l'ensemble de votre travail et rationaliser vos operations.

Mais ne prenez pas simplement notre parole, testez-le vous-meme en vous inscrivant a un essai gratuit des aujourd'hui.



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