how task management software can improve your small business

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

In che modo il software di gestione delle attivita puo migliorare le vostre piccole imprese

manager e proprietari utilizzano il software di gestione delle attivita per semplificare le operazioni del ristorante, delineare le procedure ottimali e assicurarsi che tutto cio che deve essere fatto viene fatto, evidenziando in ultima analisi come la vostra piccola impresa e influenzata.

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Tutte le piccole imprese hanno compiti che devono svolgere regolarmente. Questo potrebbe essere un negozio di elettronica che ha modi specifici per chiudere il negozio alla fine della giornata per ridurre la possibilita di furto. Oppure, potrebbe essere un ristorante che ha processi in atto per garantire gli standard di sicurezza del cibo che servono.

Questi compiti possono essere difficili da tenere in cima. Se i manager cercano di prendersi cura di tutto da soli, alla fine si bruceranno dallo stress.

Se delegano questi compiti, non hanno modo di sapere se i dipendenti li stanno completando secondo lo standard appropriato. La

messa in atto dei sistemi di gestione delle attivita puo aiutare. Avere procedure adeguate fornira una descrizione di come i compiti dovrebbero essere completati, cosi come consentire ai responsabili di verificare che i dipendenti stanno eseguendo tutte le attivita correttamente.

I leader aziendali hanno diverse opzioni quando si tratta di come gestire le attivita. Uno dei piu efficaci e quello di utilizzare software di gestione delle attivita.

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Il software di gestione delle attivita fornisce ai manager tutto cio di cui hanno bisogno per impostare le attivita e assicurarsi che vengano completate quotidianamente.

Gli strumenti includono spesso modi per consentire ai responsabili di impostare le attivita, creare elenchi di controllo e assegnare il lavoro ai dipendenti.

Esistono molti tipi di software di gestione delle attivita. Recentemente, le soluzioni basate sul cloud che forniscono un facile accesso a tutti gli utenti di un'organizzazione e riflettono automaticamente gli aggiornamenti di un team hanno guadagnato popolarita.

Ecco uno sguardo ad alcune delle caratteristiche comuni del software di gestione delle attivita.

1. Crea elenchi di controllo delle attivita
Una caratteristica essenziale del software di gestione delle attivita e che consente ai manager di creare voci per tutte le attivita che devono essere completate nel business.

Queste checklist di attivita costituiscono la base del software. Una volta che un manager ha caricato tutti i lavori che devono essere eseguiti, puo aggiungere scadenze, assegnare compiti a determinati dipendenti o specificare ulteriori istruzioni.

2. Impostare le procedure standard
All'interno di ogni attivita, i responsabili possono creare un elenco di controllo piu approfondito che definisce le procedure operative standard. Questo assicura che il lavoro dei dipendenti sia un modo ottimale e coerente.

Ad esempio, nella voce per la pulizia alla fine della giornata, un responsabile del ristorante potrebbe includere una lista di controllo che informa i dipendenti dove e cosa devono pulire, oltre a fornire istruzioni su come farlo.

Quando i dipendenti completano ogni parte di un'attivita, contrassegnano di averlo fatto e passano a quella successiva. Questo non solo ricorda a queste attivita di completamento i modi migliori per fare le cose, ma avvisa i responsabili se i lavori vengono completati in modo errato.

3. Task Checklist Organizzazione
Le attivita devono essere eseguite a frequenze diverse. Mentre un negozio ha bisogno di aprire e chiudere correttamente ogni giorno, potrebbe essere necessario eseguire una stock take su base mensile o trimestrale.

Il software di gestione delle attivita consente ai manager di impostare la frequenza con cui desiderano svolgere ogni lavoro, assicurandosi che non si dimentichino di loro.

4. Assegna attivita
Se c'e confusione all'interno della tua azienda su chi dovrebbe svolgere un lavoro particolare, c'e la possibilita che il team trascuri l'attivita. Un buon software di gestione delle attivita consente ai responsabili di assegnare posti di lavoro ai singoli dipendenti, in modo che sappiano esattamente cosa dovrebbero fare in ogni momento.

Cio consente anche ai manager di vedere chi sta completando le attivita e chi potrebbe aver bisogno di ulteriori indicazioni su come completare correttamente i propri compiti. Puo anche indicare quando un singolo dipendente e sovraccarico di lavoro, consentendo ai manager di distribuire il carico di lavoro in modo piu uniforme.

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I ristoranti possono essere luoghi di lavoro particolarmente stressanti a causa della varieta di compiti che i dipendenti hanno bisogno di prendersi cura di. Inoltre, le norme sulla sicurezza alimentare indicano spesso che alcune attivita devono essere eseguite.

Ecco uno sguardo a come un manager di ristorante potrebbe utilizzare il software di gestione delle attivita per semplificare la gestione quotidiana del business.

  • In primo luogo, la persona responsabile ha bisogno di avere una buona idea dei compiti che devono essere completati, cosi come quando hanno bisogno di farli. Queste informazioni potrebbero gia essere annotate nei documenti oppure, se il loro sistema di gestione delle attivita non e cosi maturo, potrebbe essere necessario creare un elenco di attivita da zero.
  • Il manager puo quindi creare voci all'interno dell'app per ciascuna di queste attivita. Un proprietario di un ristorante probabilmente includerebbe una sezione per aprire il ristorante, controllare l'inventario, preparare tavoli, sgomberare, preparare il cibo, chiudere il ristorante (piu su questo qui).
  • All' interno di ciascuna di queste attivita, il manager puo creare un elenco di controllo basato su procedure operative standard. Ad esempio, l'apertura del ristorante potrebbe includere lo sblocco di tutte le porte e finestre, il controllo del registratore di cassa e l'apertura di contanti e la proiezione di vendite.
  • I manager possono quindi scegliere la frequenza con cui completare ogni attivita, nonche una scadenza per ciascuna di esse.
  • Successivamente, il manager puo assegnare il compito ai dipendenti incaricati di completarli.
  • Quando ricevono un'attivita, i dipendenti possono assicurarsi di completarla correttamente eseguendo i passaggi all'interno dell'elenco di controllo. Possono contrassegnarlo dopo aver terminato ogni parte.
  • I manager vengono aggiornati in tempo reale come i dipendenti completano le attivita, consentendo loro di controllare tutto e ok nella loro attivita. Se un lavoro critico rimane incompleto oltre la scadenza, il manager verra avvisato e potra adottare misure per correggere la situazione.
  • Il software di gestione delle attivita produrra report che i manager possono utilizzare per apportare miglioramenti alle proprie procedure e vedere se ci sono problemi all'interno dei processi.
Naturalmente, non sono solo i ristoranti che possono trarre vantaggio dall'organizzazione del modo in cui lavorano e dall'implementazione delle procedure. Negozi, magazzini, bar e caffe potrebbero trarre vantaggio dalla standardizzazione dei processi di lavoro in modo simile all'esempio precedente.

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Le piccole imprese beneficiano in molti modi di essere in grado di organizzare i propri compiti in modo piu efficiente. Ecco alcuni di loro.

1. Assicurare che le attivita siano sempre completate
Il vantaggio principale e che il software di gestione delle attivita aumenta le possibilita di completamento dei lavori in modo efficace.

Avere un elenco di lavori e una procedura impostata per fare questi lavori significa che le persone non dimenticheranno di eseguire attivita. Sapranno sempre esattamente come farli. I manager possono anche fissare scadenze in modo che non ci sia confusione tra i dipendenti su quando lavorare.

2. Eseguire le attivita in modo efficace
Con la definizione di procedure operative, i manager incoraggiano i dipendenti a completare le attivita nel modo piu efficace. Cio consente di risparmiare tempo assicurandosi che svolgano il lavoro secondo lo standard corretto.

Inoltre, i responsabili possono utilizzare le funzionalita di reporting del software per analizzare i processi e verificare se esistono modi in cui i dipendenti possono completare le attivita in modo piu efficiente.

3.
Rispettare i regolamenti Molti compiti devono essere completati in un certo modo, non solo perche e un modo efficace di lavorare, ma anche perche gli organismi di regolamentazione richiedono alle imprese di svolgere compiti in modo specifico. Le aziende possono impostare le proprie procedure in modo conforme a HACCP, in modo che non si allontanino mai dalla parte sbagliata delle normative.

4. Aumenta la responsabilita dei dipendentiL'
assegnazione di compiti ai dipendenti significa che tutti nell'organizzazione sanno cosa devono fare. Inoltre, gli elenchi di controllo forniscono ai dipendenti tutte le informazioni necessarie per completare correttamente le attivita.

I responsabili possono utilizzare le funzioni di reporting del software per ritenere i dipendenti responsabili di tutte le attivita assegnate. Possono vedere quali membri del team si stanno esibendo secondo uno standard elevato, nonche quali hanno aree in cui possono migliorare.

4.
Il software di gestione delle attivita aziendali e dei rischi finanziari consente ai responsabili di impostare le attivita come critiche e notifica ai responsabili quando queste attivita non vengono completate correttamente. Cio consentira loro di adottare misure per correggere le situazioni negative non appena qualcosa va storto.

Immaginate che sia passato l'orario di chiusura e un supervisore di turno non e riuscito a svolgere i compiti di chiusura in tempo. Il software informera il superiore del supervisore, che puo contattare immediatamente il dipendente per verificare se c'e un problema presso l'azienda o richiedere di completare la parte di chiusura che hanno perso.

Prendendosi cura del problema non appena si verifica, il rischio che qualcosa vada seriamente storto diminuisce.

5. Monitor Tasks on Go
Molti prodotti software di gestione delle attivita sono basati su cloud e funzionano su una vasta gamma di dispositivi, tra cui smartphone e tablet. La scelta di un prodotto con questa funzionalita consente ai manager di tenere d'occhio cio che sta accadendo nel loro business, indipendentemente da dove si trovino nel mondo.

6. Gain Insight in Business Operations
software di gestione delle attivita fornisce anche ai proprietari di aziende piu approfondimento del funzionamento della loro attivita. Essi possono vedere cio che viene fatto su base giornaliera o settimanale come quando come ottenere informazioni su dove le operazioni o le procedure possono essere migliorate.

Ecco un semplice esempio di come questo potrebbe funzionare. Immaginate che un manager si accorga che un supervisore e costantemente in ritardo con le attivita. Potrebbero prendere queste informazioni come un segno che il dipendente sta lottando con il carico di lavoro e migliorare la situazione sia trovando modi per semplificare i lavori che devono completare o formare altri membri del team su come svolgere i compiti per togliere parte del carico.

Zip Checklist e un software di gestione delle attivita costruito per le piccole imprese. Esso consente ai manager di sfruttare i vantaggi di cui sopra, gestendo meglio i loro compiti.

Zip Checklist e basato su cloud e disponibile su dispositivi mobili. Cio consente ai manager di portare con se le loro liste di controllo ovunque si trovino, assicurandosi che siano sempre aggiornati. Inoltre, rende facile per i dipendenti accedere al software per controllare le attivita di cui hanno bisogno per completare e contrassegnarle quando lo fanno.

Per saperne di piu su come Zip Checklist puo aiutare la tua azienda, vai alla nostra pagina delle funzionalita, dove troverai maggiori informazioni sui modi specifici che il prodotto puo aiutarti.

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