the importance of task management software for businesses

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

L'importanza del software di gestione delle

attivita per le imprese I sistemi di gestione delle attivita organizzano al meglio le attivita quotidiane della tua azienda, ma prima di approfondire i vantaggi di tale software, capiamo innanzitutto l'importanza di gestire le tue attivita in modo efficiente. Ecco il 411 su tutto quello che devi sapere.

Nell'economia dinamica di oggi, gestire un'azienda puo essere piuttosto impegnativo senza un adeguato sistema di gestione delle attivita per pianificare le attivita e tenere traccia dei vostri obiettivi. E forse e per questo che solo il 2,5% delle imprese riesce a completare tutti i loro progetti in tempo con successo.

Con un carico di lavoro sempre crescente, e difficile memorizzare tutto. Ad esempio, se gestisci un ristorante, devi tenere traccia dell'inventario giornaliero, programmare e gestire i turni dei lavoratori, assegnare il lavoro e poi riaggiustare in caso di compiti critici

, ecc. In breve, hai molto sul tuo piatto figurativo - e se cerchi di gestire tutto con appunti, lavagne, carta , o semplice memoria, ti stai impostando per fallire.

In relazione, cio porta a una diminuzione della produttivita, una gestione inefficiente delle attivita, scadenze mancate e, soprattutto, a una riduzione dei profitti.

Questo e il punto in cui un sistema di gestione delle attivita puo aiutare, ma prima di approfondire i vari vantaggi di questo software, capiamo innanzitutto l'importanza di gestire le attivita in modo efficiente.

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Gestione delle attivita e semplicemente la gestione di un compito per tutta la sua durata di vita, che inizia con la pianificazione seguita da test, monitoraggio e infine reporting su cio che e venuto fuori di esso.

Vengono prese in considerazione tutte le fasi di un'attivita- rango, importanza, scadenza, le persone assegnate a gestirla e il numero di risorse disponibili per eseguire tale attivita.

Quando si tratta di lavoro di squadra e collaborazione, un sistema di gestione delle attivita e fondamentale per semplificare le operazioni e aumentare la produttivita. Con questo, tutti i compiti, i doveri e le responsabilita sono opportunamente allineati e assegnati, e tutti sono consapevoli del ruolo che devono svolgere.

Inoltre, suddividere grandi progetti in diverse attivita puo essere completato rapidamente e tutti i membri del team lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune.

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Per aumentare la produttivita e l'efficienza, cerchiamo di ottenere il massimo lavoro svolto in un determinato lasso di tempo. Questo include giocoleria tra diversi compiti per sfruttare al massimo il tempo a portata di mano.

Possiamo ritenere che i nostri livelli di efficienza siano fuori dal grafico, ma in realta questo e il nostro primo errore. Per migliorare la produttivita, l'attenzione dovrebbe passare dalla gestione del tempo alla gestione delle attivita.

Considerare i seguenti suggerimenti per essere piu efficienti e aumentare la produttivita.

1. Assegna
priorita alle tue attivita Assegna priorita alle tue attivita in base a cio che e urgente, cosa puo aspettare e cosa deve essere fatto quotidianamente.

2. Inserisci scadenze per le attivitaL'
assegnazione di limiti di tempo per attivita diverse puo aiutarti a pianificare in modo piu efficiente; saprai quanto tempo devi allocare per ogni attivita per risolvere tutto il lavoro entro la fine della giornata lavorativa.

3. Valutazione avanzamento
Durante le interruzioni, prendere l'abitudine di valutare tutte le attivita pianificate per verificare se sono necessarie modifiche. Di conseguenza, delega le attivita ai tuoi subordinati e concentrati sui doveri che contano di piu.

Perche le aziende dovrebbero allontanarsi dalla checklist cartacea

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Una lista di controllo corretta o to-do-list ti permette di mantenere te stesso e i tuoi dipendenti aggiornati sulle attivita quotidiane. Come tali, questi sono utilizzati da molte aziende per la garanzia della qualita, le attivita quotidiane, la formazione, ecc

Queste liste di controllo sono tranquillamente riposti in file e cartelle a mano in modo che possano essere accessibili quando necessario - a condizione che vi sia un sistema di archiviazione adeguato in atto.

Ma un sistema cartaceo significa che non hai modo di aggiornare i tuoi dipendenti su compiti urgenti, soprattutto se lavorano sul campo. Inoltre, non e possibile monitorare la produttivita e l'efficienza o identificare modi per semplificare le attivita. Ancora peggio, corri il rischio di perdere tutti i tuoi dati in caso di incidente o di disastro.

  • Ecco alcuni altri motivi per cui un sistema di gestione delle attivita basato su carta e estremamente inefficiente
  • Carta costa denaro una societa di utilita acqua speso piu di $50000/anno sulla carta, che e il motivo per cui e andato digitale
  • La
  • produttivita e l'efficienza e effettuata come i dipendenti devono cercare carta- secondo la ricerca, i professionisti che devono utilizzare flussi di lavoro cartacei spendono circa il 35% -50% del loro tempo alla ricerca di informazioni Le
  • liste di controllo non possono essere facilmente aggiornate, motivo per cui vi e una mancanza di responsabilita tra i manager e i loro subordinati
  • Non c'e modo di tenere traccia delle attivita urgenti, delle scadenze o delle attivita

Come puo il progresso tecnologico Aiuto nella gestione senza soluzione di continuita delle attivita
La tecnologia ha rivoluzionato l'ambiente aziendale; con vari strumenti disponibili ora, i manager possono migliorare facilmente le loro efficienze operative ed efficacemente gestire le risorse in modo semplificato.

Ecco alcuni altri vantaggi dell'adozione di una soluzione basata sulla tecnologia per semplificare i processi aziendali
  • Rafforza la comunicazione
  • Mantiene tutto ordinato e organizzato
  • Aumenta la produttivita
  • Gestisce i costi Mantiene
  • al sicuro tutte le risorse digitali
  • Incoraggia il lavoro di squadra

Il passaggio da un sistema tradizionale basato su carta a una soluzione digitale e diventato una necessita in un ambiente altamente competitivo di oggi.

Sono finiti i giorni di panico in cui si dovrebbe assegnare una serie di compiti manualmente e dare loro fuori a mano. Con un sistema di gestione digitale delle attivita, le aziende possono gestire facilmente diversi progetti contemporaneamente.

Ecco alcuni dei vantaggi dell'adozione di un sistema di gestione digitale delle attivita

Un sistema centralizzato
Un buon sistema e ricco di molte caratteristiche uniche che consentono di gestire il flusso di lavoro e tutte le attivita svolte dal tuo team da un unico dashboard.

Tutti i progetti in scadenza sono evidenziati e i dipendenti possono visualizzare i loro compiti insieme alle scadenze.

Flessibilita e scalabilita
Impostare il flusso di lavoro in base a cio che si sincronizza bene con le esigenze aziendali. Tutti i nuovi sistemi sono scalabili, il che significa che man mano che si cresce, il sistema cresce anche con voi, quindi non c'e bisogno di investire in un nuovo strumento o software.

Gestione efficace del tempo e del denaro
Molti progetti sono considerati piu complessi di altri e questo e il motivo per cui i manager finiscono per perdere di vista il tempo e il budget assegnati.

Con un sistema di gestione delle attivita adeguato, le risorse possono essere allocate in modo piu efficiente, con conseguente aumento dell'efficienza.

Comunicazione e lavoro di squadra senza soluzione di continuita
Quando l'intero team e su un'unica piattaforma, tutte le interruzioni delle comunicazioni possono essere gestite in modo efficiente. Una corretta comunicazione consente alle informazioni di fluire in modo coeso e questo puo aiutare a mantenere tutti sulla stessa pagina.

Inoltre, ai team puo essere assegnato un progetto con una ripartizione dettagliata delle attivita per ciascun membro; tutti sanno cosa devono fare e quando, e possono trovare istruzioni o altri fatti rilevanti per l'attivita.

Migliore accessibilita
Se un'azienda opera in una capacita globale o in piu sedi, molti dipendenti lavoreranno in sedi diverse.

Ma la capacita di lavorare nel cloud consente ai sistemi di gestione delle attivita di fornire aggiornamenti in tempo reale, in quanto tali, coloro che lavorano da una posizione diversa possono accedere a tutte le informazioni richieste.

Controlli di avanzamento I
supervisori e i manager devono mantenere controlli costanti sui progressi di ciascun membro del team per verificare se stanno gestendo tutte le attivita assegnate nel periodo di tempo specificato.

Ma i check-in fisici, le riunioni di follow-up e i documenti successivi possono richiedere una notevole quantita di tempo.

Un sistema di gestione delle attivita fornisce ai dirigenti una storia completa dei compiti svolti da un dipendente i compiti assegnati, i compiti svolti e quelli che non sono riusciti a soddisfare. Cio consente ai manager di pianificare le attivita e fissare scadenze realistiche.

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Un modo per garantire che tutte le operazioni nell'organizzazione siano in esecuzione senza intoppi consiste nell'utilizzare software di gestione delle attivita come Zip Checklist.

Ecco alcuni altri vantaggi di questo software.

Garantire che le pratiche standard siano seguite, la
lista di controllo Zip e altamente flessibile e scalabile; le liste di controllo possono essere personalizzate per soddisfare le esigenze di qualsiasi azienda. Questo assicura che tutti i dipendenti rispettino le scadenze e ottenere compiti svolti secondo le migliori pratiche definite.

Informare il personale sugli aggiornamenti delle attivita
Tutte le liste di controllo e le attivita vengono aggiornate in tempo reale e il personale interessato viene informato tramite aggiornamenti in tempo reale.

Facile collaborazione con la
lista di controllo Zip, puoi assicurarti che nessun membro del team sia sovraccarico di lavoro. Una volta assegnato un compito, il dipendente viene informato tramite una notifica push.

Pianificare il mese intero
Tutte le attivita condivise possono essere visualizzate in tempo reale e puoi vedere cio che hai preassegnato per l'intero mese. Inoltre, il software funziona sul cloud, in modo da poter essere aggiornato in movimento.

Come ulteriore vantaggio, il sistema consente di monitorare la produttivita dei dipendenti e la loro efficienza con rapporti sullo stato.

Accessibile da Remote Worker
Un software basato sul cloud consente ai dipendenti remoti di accedere alle attivita loro assegnate su base giornaliera, settimanale e mensile.

Quindi, anche se non stanno lavorando dall'ufficio, sono ancora in grado di accedere a tutte le attivita assegnate e le loro scadenze, istruzioni su come svolgere compiti difficili, ecc

Alerts to Keep you aggiornato
zip checklist consente ai manager di impostare promemoria con scadenze attivita; essi vengono avvisati se un'attivita non viene completata in tempo e viene attivato un avviso se un'attivita e imminente o scaduta.

Responsive Interface
Zip Checklist ha un'interfaccia reattiva, e puo essere utilizzato su desktop e telefoni cellulari tramite un'applicazione dedicata disponibile gratuitamente su Google Play Store e App Store di Apple.

Aiuta a dare priorita
Con un sistema di gestione delle attivita adeguato come Zip Checklist, e possibile assegnare priorita a cio che e urgente e importante.

Consente modifiche semplici tramite la
lista di controllo Zip, i manager possono facilmente pianificare o riassegnare i turni di lavoro nel caso in cui un dipendente non si presenti al lavoro.

Se stai cercando un modo per ottimizzare l'efficienza e aumentare la produttivita, allora Zip Checklist e la migliore app di gestione delle attivita per il lavoro.

In poche parole, il software consente di assegnare priorita alle attivita, impostare scadenze e ricevere notifiche in tempo reale in modo da poter tenere traccia di tutto il lavoro e semplificare le operazioni.

Ma non prendertene la parola, testala tu stesso iscrivendoti a una prova gratuita oggi stesso.



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