Communication In The Workplace | 12 mins read

In che modo la comunicazione sul posto di lavoro influenza la longevita aziendale

how communication in the workplace influences business longevity
Mary Kate Morrow

By Mary Kate Morrow

Una comunicazione corretta sul posto di lavoro e essenziale per l'efficienza, l'efficacia e la produttivita di qualsiasi azienda.

Introduzione

E evidente la necessita di una riforma della comunicazione sul posto di lavoro. Mentre il 57% dei dipendenti riferiscono di non ricevere indicazioni esplicite, il 69% dei dirigenti riferiscono che non sono a proprio agio a comunicare con i propri dipendenti.

Che cosa si intende per una comunicazione efficace sul posto di lavoro?

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In termini piu semplici, la comunicazione sul posto di lavoro e definita come lo scambio di dati all'interno di un'organizzazione. Una comunicazione efficace sul posto di lavoro si verifica quando i dati vengono inviati e ricevuti correttamente. Esistono molti tipi diversi di comunicazione, tra cui comunicazioni informali, formali, esterne e interne.

Quando la comunicazione viene utilizzata in modo efficace, le aziende troveranno un miglioramento della loro linea di fondo e tutti coloro che sono coinvolti nelle operazioni commerciali ne trarranno beneficio. Alcuni dei principali vantaggi di una comunicazione efficace sul posto di lavoro includono-

  • descrizioni delle mansioni, ruoli e responsabilita chiaramente definite Creazione e sostentamento della responsabilita
  • dei lavoratori
  • Rafforzamento della cultura aziendale
  • Miglioramento del coinvolgimento dei clienti e dei dipendenti

Perche la comunicazione sul posto di lavoro e importante?

La comunicazione sul luogo di lavoro ha una correlazione diretta sia con le operazioni aziendali che con l'ambiente di lavoro complessivo. Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui la comunicazione sul posto di lavoro sono importanti-

  1. Diminuzione delle distrazioni- evitare comunicazioni non direttamente correlate ai doveri o alle scadenze dei dipendenti, al fine di mantenere tutti concentrati. I professionisti aziendali dovrebbero condividere tempestivamente solo le informazioni pertinenti, ogniqualvolta possibile.


  2. Team building- una comunicazione efficace aiuta i membri del team a comprendere le responsabilita proprie e dei membri del team. Le aspettative comunicate chiaramente diminuiscono la confusione, forniscono indicazioni e impediscono l'emergere di potenziali conflitti e incomprensioni. Il protocollo di comunicazione efficace stabilito ridurra le lacune di comunicazione e aumentera notevolmente il potenziale di team building.


  3. Dipendenti piu felici- offri supporto al tuo team informanti regolarmente sui loro successi, fallimenti e frustrazioni. Richiedere e riconoscere il feedback mostra al tuo team la natura simbiotica del rapporto tra manager e dipendenti. Quando a tutti viene data una voce, si sentiranno molto piu a loro agio e piu felici sul posto di lavoro.


  4. Espansione- garantire che tutti gli utenti associati alle operazioni interne siano sulla stessa pagina aumenteranno la probabilita di comunicazioni esterne coerenti. Quando tutti i dipendenti ricevono informazioni diverse, ci saranno necessariamente comunicazioni sbagliate, sia internamente che esternamente. Un'azienda organizzata e unificata e molto piu attraente e assicurante per i consumatori.


  5. Gestione migliorata- una comunicazione scarsa erode un'azienda dall'interno verso l'esterno e ha un effetto di riduzione per tutti coloro che sono coinvolti nella catena di fornitura. La gestione che dimostra forti capacita di comunicazione e un esempio per tutti gli altri in azienda. Leading con l'esempio consente ai dipendenti di parlare per se stessi e per gli altri.

Effetti della comunicazione Poor Le aziende

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piu grandi segnalano una perdita media di oltre $62 milioni di dollari a anno a causa della comunicazione inefficace dei dipendenti. Anche le aziende piu piccole sentono le conseguenze negative di una comunicazione inefficace, con una perdita media di 420.000 dollari all'anno. Altri modi in cui le aziende sono ferite da una comunicazione impropria includono

  1. - Cultura aziendale negativa - I dipendenti hanno molto meno probabilita di essere felici nei loro ruoli se sentono di non essere ascoltati o convalidati. Le comunicazioni sbagliate possono generare conflitti e risentimenti profondi se lasciate deselezionate. I clienti preferirebbero fare affari con un'azienda che non ha una cultura del lavoro tossica, soprattutto se tale tossicita scende nelle pratiche di assistenza clienti.


  2. Conseguenze legali- una mancata comunicazione corretta sul posto di lavoro puo mettere affari in problemi legali. A seconda della gravita dell'errore di comunicazione, il team delle risorse umane e fondamentale per evitare azioni legali. Le questioni legali sono costose, danneggiano la reputazione e spesso potrebbero essere evitate con chiare pratiche di comunicazione.


  3. Problemi di onboarding- Non sorprende che i lavoratori siano molto piu propensi a voler lavorare in un luogo che ha una cultura lavorativa positiva rispetto a uno tossico. I candidati devono essere incontrati con un team di colloquio unificato o, per lo meno, un intervistatore esperto e ben addestrato che rappresentera bene la vostra azienda. Questa comunicazione efficace deve continuare durante tutti i processi di onboarding e formazione.

Ostacoli alla comunicazione sul luogo di lavoro La comunicazione

umana e molto complessa. Sul posto di lavoro, la comunicazione e ancora piu complessa quando si contempla l'identita di un individuo e le norme culturali che definiscono l'etichetta professionale sul posto di lavoro. Gli ostacoli a una comunicazione efficace sul posto di lavoro includono

  1. - Tecnologia- sebbene alcuni assumano che la tecnologia abbia reso la comunicazione piu efficiente, non sempre e cosi. I segnali verbali e il linguaggio del corpo fanno una grande differenza nel modo in cui i messaggi vengono inviati e ricevuti.


  2. Inaccessibilita- se le comunicazioni sul posto di lavoro sono complesse e crivellate di gergo professionale, i dipendenti potrebbero non capire con la stessa chiarezza come farebbe se fosse utilizzato un linguaggio piu accessibile. Alcuni dipendenti o clienti eviteranno di chiedere chiarimenti se non capiscono un acronimo o termine e la comunicazione sul posto di lavoro soffre molto di conseguenza.


  3. Distrazionabilita- Le persone possono avere difficolta a concentrarsi durante la comunicazione, soprattutto se sono sotto stress.


  4. Disabilita- le disabilita mentali e fisiche possono impedire che la comunicazione avvenga nel modo piu efficace possibile. Problemi di udito o problemi vocali possono causare errori di comunicazione. L'ansia puo manifestarsi come irritabilita o distrattibilita durante conversazioni importanti.


  5. Identita- Variazioni di linguaggio, accenti, religioni, opinioni politiche, differenze culturali, genere e altri fattori di identita possono creare confusione o tensione dove non e necessario. Pregiudizi e stereotipi sono anche molto importanti per riconoscere e combattere ferocemente sul posto di lavoro.

    I dipendenti dovrebbero avere una formazione adeguata in materia di diversita e tolleranza. Il personale dovrebbe anche essere consapevole delle conseguenze che potrebbero derivare da azioni inappropriate o comunicazioni verso individui con identita diverse da quelle stesse. Promuovere una cultura di accettazione, responsabilita e accessibilita puo contribuire a ridurre i malintesi e i conflitti basati sull'identita.


  6. Ambientale- temperature estreme, rumori di distrazione, porte chiuse o una planimetria molto distanziata possono scoraggiare la comunicazione tra colleghi.

Come si puo migliorare?

Una volta che i professionisti aziendali capiscono meglio come la comunicazione sul posto di lavoro fallisce, possono concentrarsi sul miglioramento delle comunicazioni interne ed esterne. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro-

  1. Formazione sulla comunicazione- il 91% dei dipendenti riferisce che sentono i loro leader completamente mancanza di capacita di comunicazione. Una formazione adeguata per una gestione di livello superiore e essenziale per i canali di comunicazione della vostra azienda. La formazione sulla comunicazione dovrebbe essere idealmente rafforzata periodicamente durante la carriera dei dipendenti attraverso tutorazioni, seminari e coaching.


  2. Fornire un feedback- Fornisci un sistema di feedback dei dipendenti che i tuoi dipendenti comprendano chiaramente e si sentono a loro agio nell'utilizzo. Un sistema di feedback consolidato fornisce una metrica coerente per i dipendenti per misurare le loro prestazioni nel loro ruolo e mostrera loro i loro punti di forza e le aree che potrebbero utilizzare il miglioramento. Un sistema di feedback incoraggera anche conversazioni bidirezionali sulle prestazioni dei dipendenti, incoraggiando la crescita e il miglioramento.


  3. Dinamica della potenza- quando appropriato, gli alti dovrebbero avere almeno un po 'di tempo durante la settimana in cui offrono una politica a porte aperte con i dipendenti. I dipendenti sono esseri umani con vite personali ed emozioni diverse, che meritano decenza e rispetto da parte dei loro leader, indipendentemente dal loro ruolo. Il feedback del personale e una risorsa preziosa per ottimizzare i profitti della tua azienda.


  4. Diminuire le conversazioni punitive- Le conversazioni costruttive e calme che promuovono la trasparenza sono molto piu produttive e piacevoli delle conversazioni formali punitive. Se la conversazione puo essere difficile, prendere in considerazione il vostro dipendente per una tazza di caffe e chiacchierare.

    In questo modo si ridurra la possibilita che si arrestino mentre ricevano feedback piu critici. Le conversazioni occasionali faccia a faccia aumentano la ricettivita, dimostrano una forte leadership e mostrano ai tuoi dipendenti che non sono solo lavoratori per te.


  5. Investire in software di comunicazione- il software di comunicazione fornisce un luogo centralizzato per la comunicazione, invece di creare inutili stress sul monitoraggio di un'ampia gamma di piattaforme per messaggi, notifiche e aggiornamenti.

    Le app di comunicazione consentono al personale di semplificare istantaneamente le comunicazioni importanti sia internamente che internamente. Queste app riducono il rischio che le singole email vengano perse all'interno di lunghe discussioni, mantenendo informazioni e dati accessibili e organizzati. Assicurarsi che i dipendenti siano a proprio agio con il software e incoraggiarli a contattare per la risoluzione dei problemi o il supporto tecnico, se necessario.

Le attivita di Team Building per rafforzare la comunicazione Le attivita di

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team building hanno dimostrato di migliorare la comunicazione sul posto di lavoro. Le attivita di team building sono esercizi utilizzati per coltivare e rafforzare le relazioni all'interno di un team. Un'attivita di team building ideale sara sia educativa che piacevole per i tuoi dipendenti. Queste attivita aiutano i dipendenti a capire come l'un l'altro pensa e comunica in modo diverso. Di seguito sono riportati due esempi di attivita di team building-

Verita e menzogne- Assemblare cinque o piu persone e istruirle a ciascuno stato due verita e una menzogna su se stessi. Questo esercizio e un modo divertente per conoscere i colleghi, costruire la fiducia, e raccogliere il reciproco linguaggio del corpo spunti

Zen conteggio- istruire i membri del team a sedersi in cerchio e iniziare a contare da uno a dieci, con ogni individuo che dice solo un numero. Ogni volta che qualcuno interrompe un'altra persona o ripete il numero, l'intera squadra ricomincia da capo. Questo esercizio incoraggia l'ascolto attivo e la cooperazione attivita di

Perche la comunicazione

scritta Matters La comunicazione scritta e altrettanto essenziale per affrontare quanto la comunicazione verbale al fine di promuovere una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Man mano che la tecnologia aumenta, le comunicazioni scritte stanno diventando sempre piu comuni, sostituendo molte conversazioni di persona o telefoniche. E importante mantenere le comunicazioni professionali e chiare per trasmettere correttamente il tuo messaggio se la conversazione e focalizzata sul servizio clienti o su un memo interno.

La comunicazione scritta e unica in molti modi, tra cui-


  1. Permanenza- Le comunicazioni scritte forniscono una registrazione permanente dell'interazione. Se una comunicazione viene inviata digitalmente, sia il mittente che il destinatario possono in genere accedere ai timestamp e alla conferma dell'avvenuta consegna. Questi documenti scritti sono preziosi quando e necessario fare riferimento a una conversazione specifica, sia in una riunione delle risorse umane sulle prestazioni dei dipendenti o in procedimenti legali in caso di problemi giudiziari.


  2. Efficienza- la comunicazione scritta consente di inviare un messaggio a molte persone contemporaneamente, sia una nota interna che una dichiarazione agli azionisti. Invece di dover passare il tempo a contattare individualmente ciascuna delle parti coinvolte, un documento aperto puo essere messo a punto e inviato a tutti i destinatari.


  3. Definizione del marchio- la possibilita di personalizzare la voce della tua azienda tramite social media ed e-mail puo aiutare la tua azienda a creare il suo marchio unico. I professionisti dei social media e delle pubbliche relazioni possono utilizzare gergo o dispositivi come hashtag per indirizzare clienti specifici.

Benefici di una buona comunicazione

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Mentre le scarse capacita di comunicazione scritta possono essere disastrose per i tuoi profitti, ci sono molti vantaggi per una comunicazione scritta efficace. Di seguito sono elencati alcuni vantaggi che un'azienda puo sperimentare come risultato dello sviluppo di canali di comunicazione efficaci a livello aziendale-

  1. Avversione dei conflitti- evitando comunicazioni errate, molti problemi verranno arrestati prima che possano peggiorare. La risoluzione dei conflitti si verifica meglio quando tutte le parti interessate si sentono ascoltate, convalidate e tutti possono collaborare per trovare una soluzione reciprocamente vantaggiosa.


  2. Trust-building- la trasparenza nella comunicazione promuove una cultura della fiducia nel luogo di lavoro.


  3. Miglioramento delle relazioni- L'ascolto attivo promuove il rispetto e rafforza le affiliazioni professionali.


  4. Team building- la responsabilita aumenta quando i membri del team credono di poter contare l'uno sull'altro. L'utilizzo di esercizi di team-building aumentera ulteriormente questo cameratismo e influenzera positivamente non solo la cultura del lavoro della tua azienda, ma l'intero risultato.

Conclusione comunicazione

sul posto di lavoro e il trasferimento di dati all'interno di un business. Una comunicazione efficace sul posto di lavoro avviene quando i dati vengono trasferiti e accettati accuratamente

  • Le aziende piu grandi perdono una media di oltre 62 milioni di dollari l'anno a causa della comunicazione inefficace dei dipendenti, mentre le aziende piu piccole perdono una media di 420.000 dollari all'anno
  • Barriere a una comunicazione efficace vanno dalle disabilita alla distrattibilita
  • La formazione della comunicazione e gli investimenti nel software di comunicazione sono solo un paio di modi in cui i proprietari di imprese possono migliorare la comunicazione dei dipendenti
  • Le attivita di team building migliorare la comunicazione sul posto di lavoro e dovrebbero idealmente essere istruttivi e divertimento per i dipendenti
  • La comunicazione scritta e necessaria per discutere come comunicazione verbale, soprattutto nella nostra era tecnologica
  • I vantaggi di una buona comunicazione vanno dall'avversione dei conflitti al team building