how task management software can improve your small business

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

タスク管理ソフトウェアは、中小企業の

マネージャーとオーナーがタスク管理ソフトウェアを使用してレストランの運営を合理化し、最適な手順の概要を説明し、実行する必要があるすべてが完了することを確認し、最終的に中小企業がどのように影響を受けるかを強調します。

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すべての中小企業には、定期的に完了する必要があるタスクがあります。これは、盗難の可能性を減らすために、一日の終わりに店を閉じる特定の方法を持つ電器店である可能性があります。あるいは、それが提供する食品の安全基準を確保するためのプロセスを確立しているレストランかもしれません。

これらのタスクは、上に維持することが困難な場合があります。経営者がすべてを自分で世話しようとすると、彼らは最終的にストレスから燃え尽きるでしょう。

これらのタスクを委任すると、従業員が適切な標準に従って完了しているかどうかを知る方法がありません。

タスク管理システムを配置することは役に立ちます。適切な手順を持つことで、タスクを完了する方法の概要が提供され、担当者は従業員がすべてのタスクを正しく実行しているかを確認できるようになります。

ビジネスリーダーは、タスクの管理方法に関していくつかの選択肢があります。最も効果的なのは、 タスク管理ソフトウェア を使用することです。

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タスク管理ソフトウェアは、タスクを設定し、日常的に完了していることを確認するために必要なすべてのものをマネージャに提供します。

ツールには、多くの場合、マネージャがタスクの設定、チェックリストの作成、従業員への作業の割り当てを行う方法が含まれます。

タスク管理ソフトウェアの多くの種類があります。最近では、組織内のすべてのユーザーに簡単にアクセスでき、チーム全体の更新を自動的に反映するクラウドベースのソリューションが人気が高まっています。

ここでは、タスク管理ソフトウェアの一般的な機能のいくつかを見ています。

1.タスクチェックリストを作成する
タスク管理ソフトウェアの重要な機能は、それがマネージャがビジネスで完了する必要があるすべてのタスクのエントリを作成できるようにすることです。

これらのタスクチェックリストは、ソフトウェアの基礎となります。マネージャは、実行する必要があるすべてのジョブをアップロードしたら、彼らは期限を追加特定の従業員にタスクを割り当て、または詳細な指示を指定することができます。

2.標準手順の設定
各タスク内で、マネージャ はより詳細なチェックリストを作成できます 。標準的な操作手順を設定します。これにより、従業員の仕事が最適かつ一貫性のある方法であることが保証されます。

たとえば、一日の終わりにクリーンアップするためのエントリに、レストランのマネージャーは、従業員がどこに何を清掃する必要があるかを通知するチェックリストを含めることができ、その方法についての指示を提供します。

従業員は、タスクの各部分を完了すると、完了したことをマークし、次のタスクに進みます。これは、これらのタスクを完了する最良の方法について思い出させるだけでなく、ジョブが正しく完了していない場合はマネージャに警告します。

3.タスクチェックリスト組織
タスクは、異なる頻度で実行する必要があります。店舗は毎日適切に開閉する必要がありますが、毎月または四半期ごとに株式を取るだけでよい場合があります。

タスク管理ソフトウェアを使用すると、管理者は、彼らがそれらを忘れないように、各ジョブを実行したい頻度を設定することができます。

4.タスクの割り当て
ビジネス内で特定の作業を行うべき人について混乱がある場合は、チームがそのタスクを見落とす可能性があります。優れたタスク管理ソフトウェアは、担当者が個々の従業員にジョブを割り当てることができるので、彼らは常に何を期待されているかを正確に知っています。

これにより、マネージャは誰がタスクを完了しているか、誰が自分の職務を正しく完了する方法についてより多くの方向性を必要とするかも知ることができます。また、個々の従業員が過労状態になったときに指すことができ、管理者はワークロードをより均等に分散させることができます。

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レストランは従業員が世話をする必要があるさまざまなタスクのために、仕事に特にストレスの多い場所です。さらに、 食品安全規制 では、特定のタスクを実行する必要がある方法が設定されていることがよくあります。

ここでは、レストランのマネージャーは、日常業務を合理化するために、タスク管理ソフトウェアを使用することができる方法を見てみましょう。

  • まず、担当者は、完了しなければならないタスクと、それらを行う必要があるときに良いアイデアを得る必要があります。この情報をドキュメントにすでに書き留めたり、タスク管理システムが成熟していない場合は、タスクのリストを最初から作成する必要があります。
  • 管理者は、これらの各タスクのエントリをアプリ内に作成できます。レストランの所有者は、おそらく、レストランのオープン、在庫のチェック、テーブルの準備、クリア、食べ物の準備、レストランを閉じるためのセクションが含まれます(詳細はここにあります)。
  • これらの各タスク内で、マネージャは標準的な操作手順に基づいてチェックリストを作成できます。たとえば、レストランを開くには、すべてのドアと窓のロックを解除し、レジをチェックし、現金を開き、売上高を予測することができます。
  • マネージャは、各タスクを完了する頻度、および各タスクの期限を選択できます。
  • 次に、マネージャは、タスクを完了する担当の従業員に割り当てることができます。
  • 従業員は、タスクを受信すると、チェックリスト内の手順を実行することで、タスクを正しく完了させることができます。彼らは各部分を仕上げた後にそれをマークすることができます。
  • 従業員がタスクを完了すると、マネージャはリアルタイムで更新され、すべてが自分のビジネスでOKであることを確認できます。重要な仕事は、その期限を過ぎて不完全なままである場合、マネージャーに通知され、状況を是正するための措置を講じることができます。
  • タスク管理ソフトウェアは、管理者が自分の手順を改善し、プロセス内に問題があるかどうかを確認するために使用できるレポートを生成します。
もちろん、それは、彼らが働く方法を整理し、手順を実行することによって利益を得ることができる唯一のレストランではありません。店舗、倉庫、バー、カフェはすべて、上記の例と同様の方法で作業プロセスを標準化することで恩恵を受けることができます。

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中小規模企業は、タスクをより効率的に整理できるため、多くの点でメリットがあります。ここにそれらのいくつかがあります。

1.タスクが常に完了していることを確認
する主な利点は、タスク管理ソフトウェアによってジョブが効果的に完了する可能性が高くなることです。ジョブの@@

リストとこれらのジョブを実行するためのセット手順を持つことは、人々がタスクを実行することを忘れないことを意味します。彼らはまた、常にそれらを行う方法を正確に知っているでしょう。マネージャーも期限を設定できるので、いつ仕事をすべきかについて従業員の間で混乱することはありません。

2.効率的なタスクの実行
運用手順を設定することにより、管理者は、最も効果的な方法でタスクを完了するために従業員を奨励します。これにより、適切な基準にジョブを実行しながら、時間を節約できます。

さらに、マネージャは、ソフトウェアのレポート機能を使用してプロセスを分析し、従業員がより効率的にタスクを完了できる方法があるかどうかを確認できます。

3.規制の遵守
多くのタスクは特定の方法で完了する必要があります。これは、効果的な作業方法であるだけでなく、規制機関が特定の方法でタスクを実行する必要があるためです。企業は、 HACCPに準拠 した方法で手順を設定できるため、規制の間違った側面に迷うことはありません。

4.従業員の説明責任の向上
従業員にタスクを割り当てると、組織内の全員が何をすべきかを把握できます。さらに、チェックリストを使用すると、従業員がタスクを正しく完了するために必要なすべての情報が提供されます。

マネージャは、ソフトウェアのレポート機能を使用して、割り当てられたすべてのタスクについて従業員に責任を負うことができます。彼らは、チームのどのメンバーが高い水準でパフォーマンスを発揮しているのか、どのメンバーが改善できる領域を持っているのかを確認できます。

4.ビジネスおよび財務リスクの最小化
タスク管理ソフトウェアを使用すると、マネージャはタスクをクリティカルとして設定し、これらのタスクが正しく完了していないときにマネージャに通知することができます。これにより、何かがうまくいかないとすぐに否定的な状況を是正するための措置を講じることができます。

閉館時間を過ぎて、シフトスーパーバイザが時間通りに閉館業務を実行できなかったとします。ソフトウェアは、上司の上司に通知します。上司は、すぐに従業員に連絡して、ビジネスに問題があるかどうかを確認したり、彼らが逃した閉鎖の部分を完了することを要求することができます。問題が発生@@

するとすぐに問題に対処することで、重大な問題が発生するリスクが減少します。

5.Monitor Tasks on The Go
Many タスク管理ソフトウェア製品は、クラウドベースで、スマートフォンやタブレットなどのさまざまなデバイスで動作します。この機能を備えた製品を選択すると、管理者は、彼らが世界のどこにいても、自分のビジネスで何が起こっているかを監視することができます。

6.Business Operations
タスク管理ソフトウェアに関する洞察を得ることで、ビジネスオーナーにビジネスの仕組み@@ に関する深い洞察 。彼らは、業務や手順を改善できる場所についての洞察を得るとして、日単位または週単位で実行されていることを見ることができます。

これがどのように機能するかを示す簡単な例を次に示します。上司がタスクに一貫して遅れていることに気づいたとします。彼らは、従業員がワークロードに苦しんでいることを示す兆候として、この情報を取ることができ、彼らは完了しなければならない仕事を簡素化する方法を見つけるか、または負担の一部を奪うために職務を実行する方法で他のチームメンバーを訓練することによって、状況を改善することができます。


Zip Checklistは、中小企業向けに構築されたタスク管理ソフトウェアです。これは、管理者は、より良い自分のタスクを管理することにより、上記の利点を活用することができます。

Zip チェックリストは、クラウドベースで、モバイルデバイスで利用可能です。これにより、管理者はどこにいてもチェックリストを取ることができ、常に最新の状態に保たれます。さらに、従業員はソフトウェアに簡単にアクセスして、完了する必要があるタスクをチェックし、実行時にマークオフすることができます。

Zip Checklist がお客様のビジネスにどのように役立つかについては、当社の機能ページをご覧ください。このページでは、製品が役立つ具体的な方法についての詳細をご覧いただけます。

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