the importance of task management software for businesses

Last Updated On July 14, 2020 / Written By Michelle Jaco

ビジネスのためのタスク管理ソフトウェアの重要性

タスク管理システムは、より良いあなたのビジネスの日々の業務を整理しますが、我々はそのようなソフトウェアの利点を掘り下げる前に、まず効率的にタスクを管理することの重要性を理解しましょう。ここでは、あなたが知る必要があるすべての411があります。

今日のダイナミックな経済では、タスクをスケジュールし、目標を追跡するための適切なタスク管理システムがなければ、ビジネスを実行することは非常に困難です。そして、おそらくこれが、企業の2.5%だけが時間通りにすべてのプロジェクトを正常に完了できる理由です。

増え続けるワークロードでは、すべてを記憶することは困難です。たとえば、レストランを管理する場合は、毎日の在庫を追跡し、作業者のシフトをスケジュールし、管理し、作業を割り当てて、重要なタスクなどの場合に再調整

する必要があります。要するに、あなたの比喩プレートにたくさんあります。ノート、ホワイトボード、紙ですべてを管理しようとすると、チェックリスト、または単なるメモリ、あなたは失敗のために自分自身を設定しています。

関連して、これは生産性の低下、非効率的なタスク管理、期限逃し、最も重要なのは、利益の減少につながります。

これは、タスク管理システムが役立つ場所です。しかし、このようなソフトウェアのさまざまな利点を掘り下げる前に、まずタスクを効率的に管理することの重要性を理解しましょう。

簡単に言えば、アンスプラッシュライセンス

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タスク管理は、単にテストし、追跡し、最終的にそれから出てきたものについての報告に続く計画を開始し、その寿命を通じてタスクを管理しています。

タスクのすべてのフェーズ (ランク、重要度、期限、タスクを処理するために割り当てられたユーザー、およびタスクを実行するために利用可能なリソース数) が考慮されます。

チームワークやコラボレーションに関しては、業務を合理化し、生産性を向上させるためには、タスク管理システムが重要です。これにより、すべてのタスク、義務、および責任が適切に調整され、割り当てられ、誰もが彼らが果たすべき役割を認識します。

さらに、大きなプロジェクトを複数のタスクに分けることで、すばやくまとめることができ、すべてのチームメンバーが共通の目標に向かって一緒に作業できます。

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生産性と効率を高めるために、与えられた時間枠で最大の作業を完了しようとします。これには、手元の時間を最大限に活用するために、さまざまなタスク間のジャグリングが含まれます。

効率レベルはチャートから外れていると感じるかもしれませんが、現実にはこれが最初の間違いです。生産性を高めるために、焦点は時間管理からタスク管理に移行する必要があります。

効率を高め、生産性を向上させるために、次のヒントを検討してください。

1.タスクの
優先順位付け緊急に必要なもの、待機できるもの、日常的に行わなければならないものに応じて、タスクの優先順位付けを行います。

2.タスクの期限 を設定
異なるタスクに時間制限を置くと、より効率的にスケジュールできます。すべての作業が作業日の終わりまでに整理されるように各タスクに割り当てられる時間がわかります。

3.進捗状況の評価
休憩中、変更が必要かどうかを確認するためにスケジュールされているすべてのタスクを評価することを習慣にします。したがって、タスクを部下に委譲し、最も重要な職務に集中します。

なぜビジネスが紙ベースのチェックリストから離れるべきか

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適切なチェックリストまたはto-doリストを使用すると、毎日のタスクに自分自身とあなたの従業員を最新の状態に保つことができます。そのため、これらのチェックリストは、品質保証、日常的な作業、トレーニングなどのために多くの企業で使用

されています。これらのチェックリストは、手作業でファイルやフォルダに安全に収納されるため、必要なときにアクセスすることができます。

しかし、紙ベースのシステムは、従業員が現場で作業している場合は特に、緊急のタスクについて更新する方法がないことを意味します。また、生産性と効率性を追跡したり、タスクを合理化する方法を特定したりする方法もありません。さらに悪いことに、事故や災害が発生した場合にすべてのデータを失うリスクがあります。

  • ここでは、紙ベースのタスク管理システムが非常に非効率である理由のいくつかの他の理由があります紙は
  • 費用がかかる-水道会社は紙に50000ドル/年以上を費やし、従業員が紙を探さなければならないようにデジタル生産性と効率性が影響される理由
  • ですベースの記録 — 調査によると、紙ベースのワークフローを使用しなければならない専門家は、情報の検索に時間の 35% ~ 50% を費やしています
  • チェックリストは簡単に更新できません。そのため、管理者と部下の間に説明責任が欠けています
  • 。緊急のタスク、シャッフル期限またはタスクの追跡

シームレスなタスク管理における技術の進歩に役立つ方法
技術はビジネス環境に革命をもたらしました。現在利用可能なさまざまなツールにより、管理者は簡単に運用効率を高め、効果的に合理化された方法でリソースを処理します。

ここでは、ビジネスプロセスを合理化するためのテクノロジーベースのソリューションを採用することの他の利点があります。
  • コミュニケーションを強
  • 化すべての
  • ソートと整理を保持
  • 生産性を向上
  • コストを管理
  • すべてのデジタル資産を安全に保つ
  • チームワークの

    今日の競争の激しい環境では、従来の紙ベースのシステムからデジタルソリューションへの移行が不可欠となっています。

    いくつかのタスクを手動で割り当てて、手でそれらを与える必要があるときにパニックに陥る日はなくなっています。デジタルタスク管理システムにより、企業は同時に複数のプロジェクトを簡単に処理できます。

    ここでは、デジタルタスク管理システムを採用することの利点のいくつか

    があります集中型システム
    優れたシステムは、ワークフローを管理することができます多くのユニークな機能が満載され、単一のダッシュボードからあなたのチームによって実行されるすべての活動。

    すべての期日プロジェクトが強調表示され、従業員は期限とともに自分のタスクを表示できます。

    柔軟性とスケーラビリティ
    ビジネスニーズにうまく同期する内容に応じて、ワークフローをセットアップします。すべての新しいシステムはスケーラブルです。つまり、成長するにつれてシステムも成長するため、新しいツールやソフトウェアに投資する必要はありません。

    効果的な時間とお金の管理
    多くのプロジェクトは、他のプロジェクトよりも複雑であるとみなされ、これは、管理者が割り当てられた時間と予算を見失ってしまう理由です。

    適切なタスク管理システムを導入すれば、リソースをより効率的に割り当てることができ、効率が向上します。

    シームレスなコミュニケーションとチームワーク
    チーム全体が1つのプラットフォーム上にある場合、コミュニケーションの中断をすべて効率的に処理できます。適切なコミュニケーションにより、情報がまとまった流れになり、全員が同じページに表示されるようになります。

    さらに、チームは、各メンバーの詳細なタスクの内訳を持つプロジェクトを割り当てることができます。誰もが彼らが何をすべきか、いつ知っているし、彼らはタスクに関連する任意の指示やその他の事実を見つけることができます。

    アクセシビリティの向上
    グローバル規模または複数の拠点で事業を展開している場合、多くの従業員が異なる場所で作業することになります。

    しかし、クラウドで作業できるため、タスク管理システムはライブアップデートを提供できます。つまり、別の場所から作業しているユーザーは、必要なすべての情報にアクセスできます。

    進捗状況チェック
    スーパーバイザとマネージャは、各チームメンバーの進捗状況を常にチェックして、割り当てられたすべてのタスクが所定の時間枠で処理されているかどうかを確認する必要があります。

    しかし、物理的なチェックイン、フォローアップミーティング、その後の書類作成にはかなりの時間がかかることがあります。

    タスク管理システムは、マネージャに、従業員によって実行される職務の完全な履歴を提供します-割り当てられたタスク、達成されたタスク、および彼らが満たすために失敗したもの。これにより、管理者はタスクをスケジュールし、現実的な期限を設定することができます。

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    組織全体のすべての業務がスムーズに実行されるようにする 1 つの方法は、Zip Checklist などのタスク管理ソフトウェアを使用することです。

    ここでは、このソフトウェアの他のいくつかの利点があります.

    標準プラクティスが従っていることを確認
    する Zip チェックリストは、柔軟性と拡張性に優れ、あらゆるビジネスのニーズに合わせてチェックリストをカスタマイズできます。これは、すべての従業員が期限を遵守し、定義されたベストプラクティスに従って行われるタスクを取得していることを保証します。

    [ タスクの更新についてスタッフに知らせ る]
    すべてのチェックリストとタスクはリアルタイムで更新され、関連するスタッフにはリアルタイムの更新を通じて通知されます。


    Zipチェックリスト との簡単なコラボレーション 、あなたは何のチームメンバーが仕事に過負荷されていないことを確認することができます。タスクが割り当てられると、従業員はプッシュ通知で通知されます。

    [ 月全体の計画 ]
    すべての共有タスクはリアルタイムで表示でき、月全体に対して事前に割り当てられているタスクを確認できます。さらに、ソフトウェアはクラウド上で動作するため、外出先でも更新できます。

    さらに、このシステムでは、ステータス・レポートを使用して従業員の生産性と効率性を追跡できます。

    リモートワーカーがアクセス可能
    クラウドベースのソフトウェアにより、リモートの従業員は、毎日、毎週、毎月それぞれ割り当てられたタスクにアクセスできます。

    だから、彼らはオフィスから作業していないにもかかわらず、彼らはまだすべての割り当てられたタスクとその締め切り、困難なタスクを実行する方法についての指示にアクセス


    することができます。 アラートはあなたを更新したZipチェックリストを維持するための マネージャは、タスクの期限付きリマインダーを設定することができます。彼らは、タスクが時間内に完了しなかった場合に通知され、タスクが近日または期限切れの場合にアラートが設定されます。

    Responsive Inter face
    Zip Checklistにはレスポンシブインターフェースがあり、Google Play StoreやAppleのApp Storeで無料で利用できる専用アプリケーションを経由して、デスクトップや携帯電話でも利用できる。

    優先順位を支援
    Zip Checklist のような適切なタスク管理システムを使用すると、緊急かつ重要なものに優先順位を付けることができます。


    Zip チェックリストによる 簡単な変更が可能 で、マネージャは従業員が仕事に表示されない場合にワーカーのシフトを簡単にスケジュールまたは再割り当てできます。

    効率を最適化し、生産性を向上させる方法を探しているなら、Zip Checklistは仕事に最適なタスク管理アプリです。

    一言で言えば、このソフトウェアは、タスクの優先順位付け、期限の設定、リアルタイムの通知の取得を支援し、すべての作業を追跡し、業務を合理化することができます。

    しかし、単に私たちの言葉を取るだけでなく、今すぐ無料試用版にサインアップして自分でテストしてください。




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